Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi và các tình huống thường gặp khi làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

1. Tại sao phải đăng tuyển? Công ty tôi đã có sẵn người nước ngoài rồi?

Vì đây là thủ tục bắt buộc được quy định bởi Nghị định 152 và 70 “Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2024, việc thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động nước ngoài được thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định thành lập trong thời gian ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến báo cáo giải trình với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc”

Vì là thủ tục bắt buộc nên cho dù công ty bạn đã có sẵn ứng viên người nước ngoài cho vị trí công việc, bao gồm cả người đại diện trước pháp luật là người nước ngoài có tên trên đăng ký kinh doanh/ đăng ký thành lập thì vẫn cần phải thực hiện đăng tuyển dụng.

2. Đăng tuyển ở đâu? Thực hiện như thế nào?

Bạn đăng tuyển trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định thành lập. Thông thường là các trang thông tin tuyển dụng của Trung tâm dịch vụ việc làm thuộc Tỉnh/Thành phố nơi công ty bạn đặt trụ sở.

Bạn đăng tuyển với các tiêu chí cơ bản: Mô tả vị trí công việc, chức danh công việc; Yêu cầu về trình độ; Yêu cầu về kinh nghiệm; Yêu cầu khác (nếu có); Số lượng (người); Thời hạn làm việc (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm); Hình thức làm việc; Địa điểm làm việc liệt kê cụ thể địa điểm theo thứ tự: số nhà, đường phố, xóm, làng; xã/phường/thị trấn; quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh; tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương).

3. Đăng tuyển trong thời gian bao lâu? Có bắt buộc không?

Bạn phải đăng tuyển trong thời gian 15 ngày, kể từ ngày tin đăng của bạn được thông báo là đủ điều kiện được đăng tuyển.

Thủ tục này là bắt buộc phải đợi đăng hết 15 ngày, lưu tin đăng theo đúng quy định.

4. Đăng tuyển lao động có ứng viên ứng tuyển phải làm thế nào?

Khi bạn đăng tuyển có ứng viên bạn cần hẹn lịch phỏng vấn ứng viên để sàng lọc ứng viên và lưu hồ sơ báo cáo phỏng vấn tuyển dụng, nếu không tuyển được ứng viên bạn mới được đề nghị xin chấp thuận sử dụng người nước ngoài.

5. Báo cáo giải trình là gì? Thời gian chờ bao lâu thì được duyệt?

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình hoặc báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc.

6. Công ty tôi bị từ chối chấp thuận thì phải làm thế nào?

Bạn cần xem kỹ các nội dung của lý do không được chấp thuận vị trí lao động tại văn bản trả lời của Sở lao động / Bộ lao động, rà soát lại quy trình cũng như nội dung liên quan và thực hiện lại thủ tục.

7. Sao phải cấp miễn giấy phép lao động? Có khác gì với cấp giấy phép lao động?

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động thì bạn phải cấp miễn giấy phép lao động, về thủ tục cấp miễn cũng giảm hơn so với cấp giấy phép lao động, bản chất nó vẫn là lao động.

Cấp miễn thì có các trường hợp miễn không phải cấp miễn, miễn phải cấp miễn mà không cần chấp thuận sử dụng lao động, cấp miễn phải có cả chấp thuận sử dụng lao động. Khác với cấp giấy phép lao động là phải thực hiện đủ tất cả thành phần hồ sơ trong đó có phiếu lý lịch tư pháp.

8. Hồ sơ cấp giấy phép lao động cần những gì?

Hồ sơ cơ bản cần: Khai mẫu phụ lục 11, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, hộ chiếu photo, ảnh chụp 4x6 cm nền trắng, vị trí nhà quản lý (điều lệ, đăng ký kinh doanh, bổ nhiệm), chuyên gia (bằng đại học, kinh nghiệm 3 năm hoặc chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm 5 năm), lao động kỹ thuật (xác nhận đào tạo và kinh nghiệm 3 năm hoặc kinh nghiệm 5 năm), văn bản chấp thuận sử dụng lao động.

9. Hợp pháp hóa là gì? Làm ở đâu?

Hợp pháp hóa tài liệu nước ngoài có nghĩa là phải có xác nhận/đóng dấu của cơ quan ngoại giao/bộ ngoại giao của quốc gia phát hành tài liệu và có xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia phát hành tài liệu.

Người nước ngoài sẽ làm tại cơ quan ngoại giao của nước mà người nước ngoài có quốc tịch và Đại sứ quán Việt Nam tại đất nước đó. Có nhưng trường hợp Đại sứ quán của người nước ngoài tại Việt Nam hợp pháp hóa thì bước tiếp theo cần đến Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao Việt Nam để hợp pháp hóa. Có trường hợp được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán của người nước ngoài ở nước thứ 3 và sau đó sẽ hợp pháp hóa lại Đại sứ quán Việt Nam tại nước thứ 3 đó.

10. Dịch thuật công chứng hồ sơ ở đâu? Tại sao phải công chứng?

Bạn dịch thuật các tài liệu tiếng nước ngoài tại các văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật (công chứng tư nhân, công chứng nhà nước)

Theo quy định của pháp luật thì các tài liệu của nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật; dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

11. Khám sức khỏe ở đâu? Khám ở thành phố có dùng được ở tỉnh khác không?

Giấy khám sức khỏe nếu khám ở nước ngoài thì phải khám tại tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài, nếu khám ở Việt Nam bạn cần khám ở các cơ sở khám bệnh chữa bệnh đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Dùng được (Ví dụ giấy khám sức khỏe tại các cơ sở khám bệnh chữa bệnh đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh thì dùng để cấp giấy phép lao động được ở Bình Dương)

12. Phiếu lý lịch tư pháp số 1 Việt Nam có làm thay người nước ngoài được không? Cần thủ tục gì?

Bạn có thể nộp thay phiếu lịch lịch tư pháp số 1 do Việt Nam cấp cho người nước ngoài nếu bạn có văn bản ủy quyền được công chứng hợp pháp.

Thủ tục bao gồm: Tờ khai theo mẫu 03LLTP, xác nhận tạm trú có chứng nhận của công an Phường/Xã nơi người nước ngoài tạm trú, photo hộ chiếu của người nước ngoài, visa Việt Nam còn giá trị sử dụng, văn bản ủy quyền nộp thay.

13. Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài xin ở đâu? Có lâu không?

Phiếu lý lịch tư pháp xin ở cơ quan quản lý tư pháp của đất nước mà người nước ngoài mang quốc tịch. Nếu người nước ngoài đã đến Việt Nam và có xác nhận tạm trú thì xin tại Sở tư pháp Tỉnh/Thành phố nơi người nước ngoài đăng ký tạm trú.

Thời gian xin cấp phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam là 15 ngày làm việc.

14. Bằng cao đẳng và cử nhân học 3 năm có xin được vị trí chuyên gia không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì bằng cao đẳng hoặc có ghi cử nhân 3 năm thì không phù hợp với vị trí chuyên gia.

15. Xác nhận tốt nghiệp đại học bản điện tử có đủ điều kiện không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì xác nhận/chứng nhận tốt nghiệp đại học đã hợp pháp hóa đủ điều kiện được sử dụng để xin cấp giấy phép lao động.

16. Xác nhận đào tạo ở nước ngoài là gì? Trường đào tạo hay công ty đào tạo?

Xác nhận đào tạo là văn bản chứng nhận người lao động đã được đào tạo về chuyên môn công việc ngành nghề nào đó và được kết quả đã đào tạo xong ở nước ngoài.

Xác nhận đào tạo có thể do trường đào tạo hoặc các tổ chức/doanh nghiệp ở nước ngoài đào tạo và xác nhận.

17. Người nước ngoài có bắt buộc phải có kinh nghiệm không? Kinh nghiệm làm việc xin ở đâu?

Để xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam thì người nước ngoài bắt buộc phải có kinh nghiệm chuyên môn, phải được chứng nhận bởi tổ chức/doanh nghiệp hợp pháp ở nước ngoài.

Kinh nghiệm phải được xin ở nước ngoài, các tổ chức/doanh nghiệp nước ngoài nơi mà người nước ngoài đã từng làm việc trong quá khứ.

18. Hộ chiếu Trung Quốc có cần công chứng không?

Hộ chiếu điện tử Trung Quốc có số hộ chiếu bắt đầu bằng chữ “E” thì không công chứng được, các hộ chiếu khác của vùng lãnh thổ Hồng Kông, Đài Loan thì công chứng được.

19. Nhân viên kinh doanh, nhân viên văn phòng có phải vị trí lao động kỹ thuật không?

Lao động kỹ thuật là vị trí công việc có tính chất chuyên môn tay nghề cao, kỹ năng nghề nghiệp được tích lũy lâu dài trong quá trình lao động kỹ thuật nghề nghiệp (thiên về kỹ thuật cao: Cơ khí, ô tô, công nghệ, …), do vậy nhân viên kinh doanh hay văn phòng thì không phù hợp lao động kỹ thuật.

20. Nộp cấp giấy phép ở đâu? Cách nộp thế nào?

Giấy phép lao động được nộp qua trang dịch vụ công điện tử của Cơ quan hành chính công Tỉnh/Thành phố nơi người nước ngoài có trụ sở và làm việc.

Các doanh nghiệp được thành lập bởi Chính phủ và các cơ quan thuộc Chính phủ thì nộp tại Bộ lao động Thương binh và Xã hội (Cục việc làm).

Bạn chuẩn bị đủ hồ sơ, scan tài liệu và nộp trực tuyến.

21. Công ty tôi bị từ chối cấp giấy phép thì phải làm thế nào?

Bạn cần kiểm tra kỹ lý do bị từ chối, chuẩn bị lại tài liệu một cách chính xác và nộp lại thủ tục.

22. Có thuê công ty tư vấn nộp thay thủ tục được không?

Theo các quy định của pháp luật hiện hành thì không có quy định cấm ủy quyền trong việc thực hiện nộp và nhận kết quả thủ tục giấy phép lao động, do đó người sử dụng lao động có quyền thuê đơn vị tư vấn thực hiện công việc theo ủy quyền

23. Công ty tư vấn có làm hợp đồng không? Có xuất hóa đơn không?

Dịch vụ tư vấn quản lý là dịch vụ có nhiều nội dung công việc cần phải có hợp đồng quy định các điều khoản công việc và trách nhiệm kèm theo.

Do là ngành nghề kinh doanh và bắt buộc phải cung cấp hóa đơn theo quy định.

24. Công ty tư vấn làm có nhanh hơn tự mình đi làm không?

Về thời gian thực hiện thủ tục đã có quy định chi tiết tại các văn bản pháp luật hiện hành, công ty tư vấn không làm nhanh hơn thời gian đã được quy định. Tuy nhiên các công ty tư vấn có nhiều kinh nghiệp sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ một cách chuyên nghiệp, bám sát nhu cầu thực tế và sử dụng lao động nước ngoài sẽ đưa ra phương án tối ưu cho doanh nghiệp của bạn, cùng với đó là kinh nghiệm tư vấn sẽ giúp cải thiện thời gian nhanh hơn.

25. Có nên tự tìm hiểu thủ tục và tự làm giấy phép lao động không?

Các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động đều được quy đinh chi tiết tại các văn bản pháp luật hiện hành, bên cạnh đó còn được các Tỉnh/Thành phố ủy quyền cho các sở chi tiết hóa các thành phần hồ sơ, bên cạnh đó có đội ngũ cán bộ chuyên môn hướng dẫn hỗ trợ. Cùng với đó việc ứng dụng công nghệ cải cách thủ tục hành chính nên hiện nay thủ tục giấy phép lao động đều được giải quyết trực triến trên trang dịch vụ công của Tỉnh/Thành phố. Do đó nếu bạn có đủ thời gian thì hãy thử tự tìm hiều và thực hiện thủ tục để nâng cao nghiệp vụ cũng như chủ động trong việc quản lý lao động nước ngoài cho doanh nghiệp của bạn.

Trên đây là các câu hỏi mà bạn thường gặp trong quá trình thực hiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thêm câu hỏi nào xin hãy chia sẻ với Inbound Vietnam để cùng giải đáp và thực hiện tốt thủ tục nhé.

Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tại các địa chỉ sau:

• Tại Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, phường Cống Vị, quận Ba Đình
• Tại Thành phố Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Loyal, số 151 Võ Thị Sáu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3

Tổng đài toàn quốc 19000039 sẽ tư vấn cho bạn 24/7 trong và ngoài giờ hành chính, hoặc liên hệ các bộ phận chuyên môn để được hỗ trợ.