Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi và các tình huống thường gặp khi làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Từ ngày 07/08/2025 thủ tục về Giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc thẩm quyền của UBND Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại nghị định 219/2025 của Chính Phủ.

1. Tại sao phải đăng tuyển? Công ty tôi đã có sẵn người nước ngoài rồi?

Theo quy định của Bộ luật lao động thì "Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Người sử dụng lao động có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động để tuyển dụng lao động theo nhu cầu của người sử dụng lao động"

Bạn cần xác định rõ doanh nghiệp/tổ chức của bạn thuộc nhóm nào để thực hiện đăng tuyển, thông thường phải thực hiện đăng tuyển dụng khi người lao động nước ngoài làm việc dưới các hình thức: Thực hiện hợp đồng lao động; Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

2. Đăng tuyển ở đâu? Thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp của bạn có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động để tuyển dụng lao động theo nhu cầu của người sử dụng lao độn

Bạn đăng tuyển với các tiêu chí cơ bản: Mô tả vị trí công việc, chức danh công việc; Yêu cầu về trình độ; Yêu cầu về kinh nghiệm; Yêu cầu khác (nếu có); Số lượng (người); Thời hạn làm việc (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm); Hình thức làm việc; Địa điểm làm việc liệt kê cụ thể địa điểm theo thứ tự: số nhà, đường phố, xóm, làng; xã/phường; tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương).​

3. Báo cáo giải trình là gì? Thời gian chờ bao lâu thì được duyệt?

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và cấp giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại nghị định 219/2025 của Chính Phủ.

4. Công ty tôi bị từ chối chấp thuận thì phải làm thế nào?

Bạn cần xem kỹ các nội dung của lý do không được chấp thuận vị trí lao động tại văn bản trả lời của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại nghị định 219/2025 của Chính Phủ sau đó rà soát lại quy trình cũng như nội dung liên quan và thực hiện lại thủ tục.

5. Hồ sơ cấp giấy phép lao động cần những gì?

Hồ sơ cơ bản cần: Khai mẫu 01 hoặc mẫu 03, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, hộ chiếu photo, ảnh chụp 4x6 cm nền trắng, vị trí nhà quản lý (điều lệ, đăng ký kinh doanh, bổ nhiệm), chuyên gia (bằng đại học, kinh nghiệm 2 năm hoặc chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm 3 năm), lao động kỹ thuật (xác nhận đào tạo và kinh nghiệm 2 năm hoặc kinh nghiệm 3 năm) và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

6. Hợp pháp hóa là gì? Làm ở đâu?

Hợp pháp hóa tài liệu nước ngoài có nghĩa là phải có xác nhận/đóng dấu của cơ quan ngoại giao/bộ ngoại giao của quốc gia phát hành tài liệu và có xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia phát hành tài liệu.

Người nước ngoài sẽ làm tại cơ quan ngoại giao của nước mà người nước ngoài có quốc tịch và Đại sứ quán Việt Nam tại đất nước đó. Có nhưng trường hợp Đại sứ quán của người nước ngoài tại Việt Nam hợp pháp hóa thì bước tiếp theo cần đến Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao Việt Nam để hợp pháp hóa. Có trường hợp được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán của người nước ngoài ở nước thứ 3 và sau đó sẽ hợp pháp hóa lại Đại sứ quán Việt Nam tại nước thứ 3 đó.

7. Dịch thuật công chứng hồ sơ ở đâu? Tại sao phải công chứng?

Bạn dịch thuật các tài liệu tiếng nước ngoài tại các văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật (công chứng tư nhân, công chứng nhà nước)

Theo quy định của pháp luật thì các tài liệu của nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật; dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

8. Khám sức khỏe ở đâu? Khám ở thành phố có dùng được ở tỉnh khác không?

Giấy khám sức khỏe nếu khám ở nước ngoài thì phải khám tại tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài, nếu khám ở Việt Nam bạn cần khám ở các cơ sở khám bệnh chữa bệnh đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Dùng được (Ví dụ giấy khám sức khỏe tại các cơ sở khám bệnh chữa bệnh đủ điều kiện khám sức khỏe cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh thì dùng để cấp giấy phép lao động được ở Bình Dương)

9. Phiếu lý lịch tư pháp số 1 Việt Nam có làm thay người nước ngoài được không? Cần thủ tục gì?

Bạn có thể nộp thay phiếu lịch lịch tư pháp số 1 do Việt Nam cấp cho người nước ngoài nếu bạn có văn bản ủy quyền được công chứng hợp pháp.

Thủ tục bao gồm: Tờ khai theo mẫu 03LLTP, xác nhận tạm trú có chứng nhận của công an Phường/Xã nơi người nước ngoài tạm trú, photo hộ chiếu của người nước ngoài, visa Việt Nam còn giá trị sử dụng, văn bản ủy quyền nộp thay.

Nơi cấp phiếu Lý lịch tư pháp: Công an tỉnh / Thành phố trực thuộc Trung ương

10. Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài xin ở đâu? Có lâu không?

Phiếu lý lịch tư pháp xin ở cơ quan quản lý tư pháp của đất nước mà người nước ngoài mang quốc tịch. Nếu người nước ngoài đã đến Việt Nam và có xác nhận tạm trú thì xin tại Công an Tỉnh/Thành phố trực thuộc Trung ương nơi người nước ngoài đăng ký tạm trú.

Thời gian xin cấp phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam là 15 ngày làm việc.

11. Bằng cao đẳng và cử nhân học 3 năm có xin được vị trí chuyên gia không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì bằng cao đẳng hoặc có ghi cử nhân 3 năm thì không phù hợp với vị trí chuyên gia.

12. Xác nhận tốt nghiệp đại học bản điện tử có đủ điều kiện không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì xác nhận/chứng nhận tốt nghiệp đại học đã hợp pháp hóa đủ điều kiện được sử dụng để xin cấp giấy phép lao động.

13. Xác nhận đào tạo ở nước ngoài là gì? Trường đào tạo hay công ty đào tạo?

Xác nhận đào tạo là văn bản chứng nhận người lao động đã được đào tạo về chuyên môn công việc ngành nghề nào đó và được kết quả đã đào tạo xong ở nước ngoài.

Xác nhận đào tạo có thể do trường đào tạo hoặc các tổ chức/doanh nghiệp ở nước ngoài đào tạo và xác nhận.

14. Người nước ngoài có bắt buộc phải có kinh nghiệm không? Kinh nghiệm làm việc xin ở đâu?

Để xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam thì người nước ngoài bắt buộc phải có kinh nghiệm chuyên môn, phải được chứng nhận bởi tổ chức/doanh nghiệp hợp pháp ở nước ngoài.

Kinh nghiệm phải được xin ở nước ngoài, các tổ chức/doanh nghiệp nước ngoài nơi mà người nước ngoài đã từng làm việc trong quá khứ.

15. Nộp cấp giấy phép ở đâu? Cách nộp thế nào?

Giấy phép lao động được nộp qua trang dịch vụ công điện tử của Cơ quan hành chính công Tỉnh/Thành phố nơi người nước ngoài có trụ sở và làm việc.

Bạn chuẩn bị đủ hồ sơ, scan tài liệu và nộp trực tuyến.

16. Công ty tôi bị từ chối cấp giấy phép thì phải làm thế nào?

Bạn cần kiểm tra kỹ lý do bị từ chối, chuẩn bị lại tài liệu một cách chính xác và nộp lại thủ tục.

17. Có thuê công ty tư vấn nộp thay thủ tục được không?

Theo các quy định của pháp luật hiện hành thì không có quy định cấm ủy quyền trong việc thực hiện nộp và nhận kết quả thủ tục giấy phép lao động, do đó người sử dụng lao động có quyền thuê đơn vị tư vấn thực hiện công việc theo ủy quyền

18. Công ty tư vấn có làm hợp đồng không? Có xuất hóa đơn không?

Dịch vụ tư vấn quản lý là dịch vụ có nhiều nội dung công việc cần phải có hợp đồng quy định các điều khoản công việc và trách nhiệm kèm theo.

Do là ngành nghề kinh doanh và bắt buộc phải cung cấp hóa đơn theo quy định.

19. Công ty tư vấn làm có nhanh hơn tự mình đi làm không?

Về thời gian thực hiện thủ tục đã có quy định chi tiết tại các văn bản pháp luật hiện hành, công ty tư vấn không làm nhanh hơn thời gian đã được quy định. Tuy nhiên các công ty tư vấn có nhiều kinh nghiệp sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ một cách chuyên nghiệp, bám sát nhu cầu thực tế và sử dụng lao động nước ngoài sẽ đưa ra phương án tối ưu cho doanh nghiệp của bạn, cùng với đó là kinh nghiệm tư vấn sẽ giúp cải thiện thời gian nhanh hơn.

20. Có nên tự tìm hiểu thủ tục và tự làm giấy phép lao động không?

Các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động đều được quy đinh chi tiết tại các văn bản pháp luật hiện hành, bên cạnh đó còn được các Tỉnh/Thành phố ủy quyền cho các sở chi tiết hóa các thành phần hồ sơ, bên cạnh đó có đội ngũ cán bộ chuyên môn hướng dẫn hỗ trợ. Cùng với đó việc ứng dụng công nghệ cải cách thủ tục hành chính nên hiện nay thủ tục giấy phép lao động đều được giải quyết trực triến trên trang dịch vụ công của Tỉnh/Thành phố. Do đó nếu bạn có đủ thời gian thì hãy thử tự tìm hiều và thực hiện thủ tục để nâng cao nghiệp vụ cũng như chủ động trong việc quản lý lao động nước ngoài cho doanh nghiệp của bạn.

Trên đây là các câu hỏi mà bạn thường gặp trong quá trình thực hiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thêm câu hỏi nào xin hãy chia sẻ với Inbound Vietnam để cùng giải đáp và thực hiện tốt thủ tục nhé.

Tư vấn thủ tục làm giấy phép lao động (Work Permit) vui lòng xin liên hệ Miền Nam: 0375.654.886 Miền Bắc : 0918.967.667

Việc nắm rõ các quy định và chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ sẽ giúp quá trình xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ

Hotline Hà Nội: 0918.967.667

 

CHI NHÁNH TP HỒ CHÍ MINH - CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng (hay Phường 12, Quận 10 cũ)

Hotline Hồ Chí Minh: 0375.654.886