Sử dụng lao động nước ngoài không có Giấy phép lao động rủi ro gì?

Phân tích rủi ro pháp lý và hướng dẫn phương án khắc phục sự cố, thực hiện quy trình gộp cấp mới GPLĐ cho người nước ngoài theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Việc tuân thủ các điều kiện an toàn pháp lý khi sử dụng nhân sự quốc tế là nghĩa vụ cốt lõi của mọi tổ chức, doanh nghiệp vận hành tại Việt Nam. Hành vi sử dụng lao động nước ngoài khi chưa được cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) hoặc chưa sở hữu Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ là sự vi phạm nghiêm trọng hành lang pháp lý lao động và xuất nhập cảnh.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích các rủi ro hệ quả và hướng dẫn lộ trình hành chính để doanh nghiệp kịp thời khắc phục sự cố theo đúng quy chuẩn pháp luật hiện hành.

1. Kết luận pháp lý về hành vi sử dụng lao động không phép

Cơ quan thẩm quyền chuyên trách (Thanh tra Sở, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh) khi tiến hành thanh tra, kiểm tra đột xuất sẽ lập biên bản xử lý vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp pháp của nhân sự ngoại quốc.

Hệ quả đối với doanh nghiệp và người lao động: Hành vi này cấu thành vi phạm hành chính nghiêm trọng, dẫn đến các khung xử phạt bằng tiền rất cao đối với cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài.
Biện pháp chế tài bổ sung: Người lao động nước ngoài làm việc không phép sẽ đối mặt với hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Giải pháp khắc phục khẩn cấp: Doanh nghiệp bắt buộc phải tạm dừng ngay lập tức việc để người nước ngoài thực hiện các hoạt động lao động, vận hành tại đơn vị; đồng thời nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ để thực hiện thủ tục xin cấp mới Giấy phép lao động theo quy trình liên thông hiện hành.

2. Bản chất quy trình gộp rút gọn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, thủ tục hành chính quản lý lao động nước ngoài đã áp dụng cơ chế cải cách toàn diện. Bước báo cáo giải trình chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và bước cấp Giấy phép lao động đã được tích hợp chung vào 01 quy trình gộp rút gọn duy nhất.

Do không còn tồn tại bước ban hành văn bản chấp thuận sử dụng lao động độc lập như trước đây, doanh nghiệp không thể xin "nợ" hoặc xin bổ sung văn bản chấp thuận sau khi bị kiểm tra. Mọi quy trình thẩm định nhu cầu và năng lực nhân sự phải được hoàn thành trọn gói trước khi người nước ngoài chính thức tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp.

3. Thủ tục cấp mới Giấy phép lao động và hướng dẫn áp mã chức danh

Để đưa nhân sự trở lại hành lang pháp lý an toàn, doanh nghiệp cần lập bộ hồ sơ điện tử để nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo các danh mục chuẩn hóa sau:

3.1. Thành phần hồ sơ cấp mới bắt buộc

Văn bản đề nghị cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài (Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp (thời hạn tính đến ngày nộp hồ sơ không quá 12 tháng).
Phiếu lý lịch tư pháp (do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp theo đúng thời hạn quy định).
Bản sao chứng thực hộ chiếu và visa/thẻ tạm trú hiện tại của người lao động.
02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm (phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
Văn bản chứng minh năng lực tương ứng với từng vị trí công việc:
- Vị trí Chuyên gia: Bằng đại học trở lên hoặc tương đương kèm theo văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp tối thiểu 03 năm từ các doanh nghiệp ở nước ngoài.
- Vị trí Lao động kỹ thuật: Trường hợp có văn bằng đào tạo (bằng cao đẳng, trung cấp, bằng nghề, chứng chỉ nghề tối thiểu 01 năm) thì yêu cầu kinh nghiệm ít nhất 02 năm; trường hợp không qua đào tạo trường lớp thì bắt buộc phải có văn bản xác nhận kinh nghiệm tối thiểu 03 năm phù hợp với lĩnh vực đảm nhiệm.
- Vị trí Nhà quản lý: Văn bản chứng minh tư cách là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu tổ chức; đáp ứng trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản trị và các điều kiện đặc thù do Điều lệ công ty quy định.

3.2. Tra cứu đối chiếu mã chức danh nghề nghiệp

Doanh nghiệp căn cứ vào bảng Danh mục nghề nghiệp Việt Nam (Phụ lục I Quyết định số 34/2020/QĐ-TTg) để áp chính xác mã ngành nghề cấp 3 và các mã cấp 4 phụ trợ:

Nhà quản lý / Giám đốc: * Mã cấp 3: 112 (Giám đốc điều hành, tổng giám đốc) hoặc 121 (Nhà quản lý hành chính và dịch vụ thương mại).
- Mã cấp 4 phụ trợ: 1120, 1211, 1212, 1219.
Chuyên gia Kỹ thuật / Công nghệ: * Mã cấp 3: 214 (Kỹ sư - trừ kỹ sư điện, điện tử và viễn thông) hoặc 251 (Nhà phân tích và phát triển phần mềm, ứng dụng).
- Mã cấp 4 phụ trợ: 2511, 2512, 2514.
Lao động kỹ thuật: * Mã cấp 3: 311 (Kỹ thuật viên khoa học vật lý và kỹ thuật) hoặc 351 (Kỹ thuật viên hỗ trợ công nghệ thông tin và truyền thông).
- Mã cấp 4 phụ trợ: 3511, 3512.

4. Các lưu ý hành chính quan trọng dựa trên thực tế xét duyệt

Thông báo về giới hạn dữ liệu: Các mức phạt tiền cụ thể (về số tiền chính xác như bao nhiêu triệu đồng) đối với hành vi sử dụng lao động không có giấy phép không được cung cấp chi tiết trong hệ thống cơ sở dữ liệu tri thức của văn bản này. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động tra cứu thêm các văn bản quy phạm pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động để nắm rõ khung tiền phạt chi tiết.

4.1. Xác định cơ quan thụ lý hồ sơ theo phân cấp hành chính

Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ cấp mới được phân cấp triệt để dựa trên địa điểm làm việc thực tế và vị trí đặt trụ sở chính của doanh nghiệp:

Tại địa bàn Hà Nội: Doanh nghiệp ngoài Khu công nghiệp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp phường; doanh nghiệp trong Khu công nghiệp nộp tại Ban quản lý Khu công nghiệp.
Tại địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh: Doanh nghiệp ngoài Khu công nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ Thành phố; doanh nghiệp trong Khu công nghiệp nộp tại Ban quản lý Khu chế xuất và công nghiệp.
Tại các tỉnh/thành phố khác: Cơ quan tiếp nhận và ban hành kết quả là Sở Nội vụ của tỉnh/thành phố đó.

4.2. Chuẩn hóa thời hạn và hồ sơ Lý lịch tư pháp (LLTP)

Đối với Lý lịch tư pháp nước ngoài: Phải còn thời hạn ít nhất 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ và bắt buộc phải được Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Đối với Lý lịch tư pháp Việt Nam: Để rút ngắn thời gian hợp pháp hóa, nếu người nước ngoài đã cư trú hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể hướng dẫn người lao động chuẩn bị hồ sơ xin cấp LLTP trong nước bao gồm:
1. Tờ khai xin cấp Lý lịch tư pháp: Theo Mẫu số 01/2025/LLTP (nếu người nước ngoài trực tiếp đi nộp) hoặc Mẫu số 02/2025/LLTP (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện, văn bản ủy quyền bắt buộc phải công chứng).
2. Giấy xác nhận tạm trú: Bản gốc khai báo tạm trú có xác nhận chính thức từ cơ quan Công an cấp xã/phường nơi người nước ngoài đang cư trú.
3. Hộ chiếu: Bản sao công chứng toàn bộ các trang (nguyên quyển).
4. Thẻ tạm trú (Nếu có): Bản sao công chứng mặt trước và mặt sau.

Việc để xảy ra sự cố sử dụng lao động không phép đặt doanh nghiệp vào tình thế rủi ro pháp lý cao đối với các cơ quan quản lý nhà nước. Do đó, doanh nghiệp cần nhanh chóng dừng các hoạt động làm việc của nhân sự và khẩn trương hoàn thiện hồ sơ cấp mới gộp để đưa người lao động trở lại làm việc một cách hợp pháp. Doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn chi tiết về lập lý trình Mẫu số 03 hoặc chuẩn bị hồ sơ liên thông có thể tham khảo ý kiến chuyên môn từ các chuyên gia pháp lý lao động để được hỗ trợ tối ưu.