Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại tỉnh Bắc Ninh mới nhất: Hồ sơ & quy trình 3 bước

Được mệnh danh là thủ phủ công nghiệp top đầu miền Bắc, Bắc Ninh quy tụ các tập đoàn đa quốc gia và doanh nghiệp công nghệ cao tại các Khu công nghiệp lớn như Yên Phong, Quế Võ, VSIP Bắc Ninh, Thuận Thành... Lượng chuyên gia, nhà quản lý và kỹ sư quốc tế đến Bắc Ninh làm việc liên tục gia tăng. Để đảm bảo tính pháp lý bền vững, các doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài trên địa bàn cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) theo chuẩn Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Bài viết dưới đây cung cấp cho đội ngũ hành chính - nhân sự lộ trình 3 bước chuẩn hóa, đi kèm các lưu ý đặc thù khi nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng tỉnh Bắc Ninh.

Ghi chú điều hướng: Trường hợp công ty mẹ hoặc văn phòng đại diện của bạn đăng ký tại các thành phố lớn khác, vui lòng đọc thêm Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại Hà Nội hoặc Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại TP Hồ Chí Minh để xác định đúng cơ quan tiếp nhận.

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH VÀ HOÀN THIỆN DANH MỤC HỒ SƠ PHÁP LÝ

Để hồ sơ không bị yêu cầu giải trình hay chỉnh sửa bổ sung, doanh nghiệp bảo lãnh tại Bắc Ninh cần chuẩn bị đầy đủ 7 thành phần giấy tờ dưới đây theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

1. Báo cáo giải trình nhu cầu nhân sự ngoại quốc

Văn bản chứng minh vị trí dự kiến tuyển dụng đòi hỏi năng lực chuyên môn, kinh nghiệm thực tế mà lao động trong nước chưa đáp ứng được. Kê khai theo Mẫu số 03 (Phụ lục kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).

2. Giấy chứng nhận đủ điều kiện sức khỏe

Người lao động nước ngoài bắt buộc có kết luận đủ sức khỏe làm việc với hiệu lực không quá 12 tháng

Tại Bắc Ninh, nhân sự cần khám tại các cơ sở y tế đủ điều kiện khám sức khỏe làm GPLĐ tại Bắc Ninh. Các bệnh viện hàng đầu bao gồm:

• Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Ninh (Đường Nguyễn Quyền, phường Võ Cường, TP. Bắc Ninh).

• Bệnh viện Quốc tế Hoàn Mỹ Bắc Ninh (Số 469 đường Nguyễn Trãi, phường Võ Cường, TP. Bắc Ninh).

3. Bản sao Hộ chiếu

Bản sao y công chứng nguyên cuốn hộ chiếu hoặc trang thông tin cá nhân còn thời hạn hiệu lực dài hơn thời hạn của giấy phép dự kiến xin cấp.

4. Phiếu lý lịch tư pháp

Chứng minh nhân sự không có tiền án tiền sự, không thuộc diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự (thời hạn cấp không quá 06 tháng).

• Đăng ký trực tuyến: Thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

• Cơ quan giải quyết tại địa phương: Bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của Công an tỉnh Bắc Ninh (Địa chỉ: Số 1, đường Giáp Hải, phường Bắc Giang, tỉnh Bắc Ninh.).

5. Ảnh chân dung chuẩn hồ sơ

02 ảnh màu kích thước 4x6 cm, nền trắng, không đeo kính, rõ mặt, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.

6. Chứng từ xác nhận hình thức làm việc tại Việt Nam

Tùy theo phương thức điều động/tuyển dụng nhân sự sang Bắc Ninh, doanh nghiệp nộp chứng từ tương ứng:

• Di chuyển nội bộ: Quyết định cử sang làm việc + Chứng từ chứng minh đã làm việc cho công ty mẹ ở nước ngoài tối thiểu 12 tháng liên tục.

• Thực hiện hợp đồng kinh tế/dự án: Văn bản cử công tác đính kèm Hợp đồng thương mại / Thỏa thuận dự án ký với doanh nghiệp tại Bắc Ninh.

• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng dịch vụ giữa hai bên + Giấy xác nhận nhân sự đã công tác tối thiểu 24 tháng tại công ty nước ngoài.

• Chào bán dịch vụ: Văn bản cử đại diện của doanh nghiệp nước ngoài sang đàm phán cung cấp dịch vụ.

• Nhà quản lý (Doanh nghiệp vốn dưới 3 tỷ đồng): Điều lệ công ty, Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Văn bản bổ nhiệm.

7. Giấy tờ chứng minh năng lực theo chức danh chuyên môn

Căn cứ Điều 19 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, HR cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng vị trí công việc:

Vị trí Nhà quản lý:

• Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập/đăng ký doanh nghiệp chứng minh tư cách nhà quản lý.
• Văn bản bổ nhiệm hoặc Quyết định điều động giữ chức vụ quản lý.

Vị trí Giám đốc điều hành

• Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, địa điểm kinh doanh tại Bắc Ninh.

• Điều lệ / Quy chế hoạt động kèm Văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm quản lý điều hành từ nước ngoài.

Vị trí Chuyên gia (Phổ biến tại các công ty điện tử, bán dẫn, phụ trợ):

• Bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) chuyên ngành phù hợp + Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ doanh nghiệp nước ngoài.

• Đối với các ngành công nghệ cao, R&D, chuyển đổi số: Bằng đại học chuyên ngành + Xác nhận kinh nghiệm thực tế.

Vị trí Lao động kỹ thuật (Rất phổ biến tại các nhà máy KCN Yên Phong, Quế Võ, VSIP):

• Văn bằng/chứng chỉ đào tạo chuyên ngành kỹ thuật từ 01 năm trở lên + Văn bản xác nhận kinh nghiệm từ nước ngoài;

• Hoặc Văn bản xác nhận thâm niên kinh nghiệm làm việc thực tế trong ngành kỹ thuật do doanh nghiệp nước ngoài cấp.

BƯỚC 2: PHÂN LUỒNG VÀ NỘP HỒ SƠ TẠI TỈNH BẮC NINH

Hồ sơ phải được gửi trước ngày dự kiến người lao động chính thức nhận việc từ 10 đến 60 ngày.

1. Đăng ký trực tuyến (Thủ tục bắt buộc)

Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số (USB Token) truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia, khai báo mẫu đơn điện tử và tải lên bản quét (PDF) trọn bộ hồ sơ đã chuẩn bị.

2. Nộp bản cứng và đối chiếu hồ sơ

Bắc Ninh phân luồng thẩm định hồ sơ rất rõ ràng dựa trên địa bàn hoạt động của doanh nghiệp:

2.1. Đối với các doanh nghiệp nằm trong các Khu công nghiệp (như KCN Yên Phong, Quế Võ, VSIP, Tiên Sơn, Thuận Thành, Đại Đồng - Hoàn Sơn...):

• Nộp trực tiếp tại Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh Bắc Ninh.
• Địa chỉ: Số 11 đường Lý Thái Tổ, phường Kinh Bắc, TP. Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.

2.2. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức nằm ngoài Khu công nghiệp (trường học, dịch vụ, dự án ngoài KCN...):

• Nộp tại Quầy tiếp nhận của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thuộc Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh.

• Địa chỉ: Số 11A đường Lý Thái Tổ, phường Kinh Bắc, TP. Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.

BƯỚC 3: THEO DÕI THẨM ĐỊNH VÀ NHẬN KẾT QUẢ

Cơ quan thẩm định tại Bắc Ninh tiến hành xem xét hồ sơ theo quy trình:

• Hồ sơ hợp lệ: Trong vòng 10 ngày làm việc, cơ quan nhà nước ban hành văn bản chấp thuận và cấp Giấy phép lao động chính thức (Mẫu số 04).

• Hồ sơ cần điều chỉnh: Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan chuyên môn gửi thông báo phản hồi nêu rõ nội dung cần giải trình hoặc bổ sung.

Bắc Ninh là địa phương có tốc độ xử lý thủ tục hành chính rất nhanh gọn nhờ mô hình hành chính công tập trung. Tuy nhiên, do khối lượng hồ sơ lớn từ các KCN trọng điểm, cơ quan thẩm định kiểm tra rất gắt gao sự trùng khớp giữa mã ngành kinh doanh, bằng cấp chuyên môn và giấy xác nhận kinh nghiệm từ nước ngoài.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc trong khâu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng hoặc cần tối ưu quy trình làm Giấy phép lao động cho số lượng lớn chuyên gia, Inbound Việt Nam mang đến gói giải pháp tư vấn và đại diện ủy quyền trọn gói. Chúng tôi đồng hành cùng bộ phận HR giải quyết trôi chảy mọi khâu thủ tục, đảm bảo nhân sự quốc tế nhận phép đúng tiến độ công trình và dự án.