Doanh nghiệp có lao động nước ngoài cần phải làm gì sau khi cấp giấy phép lao động

Bài viết cung cấp thông tin về các thủ tục doanh nghiệp cần làm sau khi được cấp giấy phép lao động. Giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đang có trong việc vận hành

Việc được cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) chỉ là điều kiện cần. Để người nước ngoài làm việc hợp pháp và doanh nghiệp không bị xử phạt hành chính, tổ chức cần thực hiện ngay 5 bước quan trọng dưới đây.

Đặc biệt, việc kiểm soát tính đồng nhất của hồ sơ là yếu tố sống còn để tránh các rắc rối với cơ quan Công an và Sở Lao động.

1. Ký kết và nộp bản sao Hợp đồng lao động (HĐLĐ)

Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP:

Nội dung: HĐLĐ phải khớp hoàn toàn với nội dung trên GPLĐ (vị trí công việc, chức danh, thời hạn).
Nghĩa vụ: Sau khi ký kết, doanh nghiệp phải gửi bản sao HĐLĐ đã ký về cơ quan đã cấp GPLĐ.
Lỗi cần né: Không gửi bản sao HĐLĐ hoặc thông tin trên HĐLĐ sai lệch so với GPLĐ sẽ bị xử phạt từ 1.000.000đ - 3.000.000đ (theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Tư vấn thủ tục làm giấy phép lao động (Work Permit) vui lòng xin liên hệ Chuyên gia tư vấn theo số:

Miền Nam: 0375.654.886 - Miền Bắc : 0918.967.667

2. Thủ tục cấp Thẻ tạm trú (TRC) – Tránh lỗi cư trú

GPLĐ không thay thế được visa/thẻ cư trú. Sau khi có GPLĐ, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp Thẻ tạm trú cho người lao động.

Căn cứ: Luật số 51/2019/QH14 và Luật 23/2023/QH15.
Lưu ý tài liệu: Số hộ chiếu trên Thẻ tạm trú phải trùng khớp với số hộ chiếu trên GPLĐ.
Rủi ro: Nếu không làm Thẻ tạm trú hoặc để quá hạn visa, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5.000.000đ đến 20.000.000đ và người lao động có nguy cơ bị trục xuất.

3. "Né" lỗi báo cáo định kỳ (Rất quan trọng)

Nhiều doanh nghiệp bị phạt oan vì quên mốc thời gian báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài.

Thời hạn: Trước ngày 05/7 và 05/12 hằng năm.
Hình thức: Báo cáo trực tuyến hoặc văn bản theo mẫu mới nhất của Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Mẹo: Hãy lập lịch nhắc hẹn trước 15 ngày để chuẩn bị số liệu chính xác, tránh nộp muộn dẫn đến việc bị thanh tra hồ sơ toàn diện.

4. Tham gia Bảo hiểm xã hội và Quyết toán Thuế

BHXH: Đối với người nước ngoài có GPLĐ và HĐLĐ từ 1 năm trở lên, việc đóng BHXH là bắt buộc.
Thuế TNCN: Đảm bảo mã số thuế của người lao động được đăng ký đúng thông tin hộ chiếu hiện tại.

5. Checklist "vàng" để kiểm soát lỗi hồ sơ Chính phủ

Để tài liệu luôn "sạch" khi có đoàn thanh tra, doanh nghiệp cần rà soát:

Loại tài liệu	Yêu cầu kiểm tra
Tính đồng nhất	Tên, ngày sinh, số hộ chiếu phải khớp 100% trên GPLĐ, HĐLĐ và Thẻ tạm trú.
Hợp pháp hóa	Mọi giấy tờ nước ngoài phải có tem Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng còn hiệu lực.
Thời hạn hộ chiếu	Hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 13 tháng để xin Thẻ tạm trú 1 năm.
Khai báo tạm trú	Phải có xác nhận tạm trú của Công an xã/phường nơi người nước ngoài lưu trú thực tế.

Lời khuyên từ chuyên gia của chúng tôi:

Mọi thay đổi về số hộ chiếu hoặc địa điểm làm việc (thêm chi nhánh, văn phòng đại diện) đều phải thực hiện thủ tục điều chỉnh/cấp lại GPLĐ. Đừng đợi đến khi hết hạn mới làm, vì quy trình thẩm định hiện nay rất chặt chẽ.

Tư vấn thủ tục làm giấy phép lao động (Work Permit) vui lòng xin liên hệ Chuyên gia tư vấn theo số:

Miền Nam: 0375.654.886 - Miền Bắc : 0918.967.667