Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại Hà Nội mới nhất: Hồ sơ & quy trình 3 bước

Để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại các doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn Hà Nội, người sử dụng lao động bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) theo đúng quy định pháp luật.

Tuy nhiên, thủ tục hành chính với các biểu mẫu pháp lý thường khiến nhiều nhân sự bối rối. Với góc độ chuyên môn, bài viết này sẽ "mềm hóa" quy định, hướng dẫn bạn chi tiết quy trình 3 bước, cách chuẩn bị đầy đủ 100% hồ sơ và cập nhật danh sách địa chỉ nộp mới nhất theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ

Đây là bước then chốt quyết định hồ sơ của bạn có được cơ quan chức năng phê duyệt nhanh chóng hay không. Theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thu thập và rà soát đủ 01 bộ hồ sơ gồm 7 hạng mục dưới đây:

1. Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động

Đây là bản giải trình lý do vì sao vị trí này bắt buộc phải sử dụng lao động nước ngoài mà chưa tuyển dụng được nhân sự trong nước đáp ứng.

Doanh nghiệp kê khai chính xác theo Mẫu số 03 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).

2. Giấy khám sức khỏe

Giấy chứng minh người lao động có đủ điều kiện thể lực và sức khỏe để làm việc tại Việt Nam.

Yêu cầu: Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp, thời hạn không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Địa chỉ tham khảo: Người lao động có thể thực hiện thăm khám tại các cơ sở nằm trong danh sách bệnh viện đủ điều kiện khám sức khỏe làm GPLĐ tại Hà Nội. Ví dụ một số bệnh viện tiêu biểu như:

Tên cơ sở y tế	Địa chỉ cụ thể
Phòng khám Medlatec Tây Hồ	Số 99 Trích Sài, phường Tây Hồ, Hà Nội
Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn	Số 12 Chu Văn An, phường Điện Biên, quận Ba Đình, Hà Nội
Bệnh viện Đại học Y Hà Nội (cơ sở Hoàng Mai)	Ngõ 587 Tam Trinh, phường Hoàng Mai, Hà Nội
Phòng khám Đa khoa Quốc tế Thu Cúc	Số 216 Trần Duy Hưng, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Bệnh viện Việt Pháp Hà Nội	Số 01 phố Phương Mai, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội

3. Hộ chiếu

Cung cấp bản sao công chứng hộ chiếu nguyên cuốn/trang thông tin của người lao động nước ngoài (lưu ý hộ chiếu phải còn thời hạn theo quy định pháp luật).

4. Phiếu lý lịch tư pháp

Giấy tờ chứng minh người lao động không trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Thời hạn: Được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp.
Cách thức thực hiện: Doanh nghiệp (khi được người lao động ủy quyền) tiến hành đăng ký nộp hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Cơ quan xử lý và cấp bản điện tử: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp Phiếu Lý lịch tư pháp - CATP Hà Nội (Địa chỉ: Số 2 Nguyễn Khuyến, phường Hà Đông, TP. Hà Nội).
Thời gian tiếp nhận: Từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy (Buổi sáng: 8h00 - 11h00 | Buổi chiều: 13h30 - 16h30).
Tham khảo chi tiết: Bạn có thể xem thêm bài hướng dẫn địa chỉ và thủ tục làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Hà Nội để nắm rõ cách thức thực hiện.

5. Ảnh thẻ

Chuẩn bị 02 ảnh màu kích thước 4x6 cm, phông nền trắng, chụp rõ mặt, nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.

6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Mỗi hình thức làm việc tại Việt Nam sẽ yêu cầu một loại chứng từ đối ứng khác nhau. Bạn cần xác định đúng nhóm của người lao động:

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Quyết định/Văn bản cử sang Việt Nam làm việc + Giấy tờ xác nhận đã làm việc cho công ty mẹ/công ty ở nước ngoài tối thiểu 12 tháng liên tục.
Thực hiện hợp đồng kinh tế/dự án: Văn bản cử đi của đối tác nước ngoài kèm theo bản Hợp đồng/Thỏa thuận đã ký kết với doanh nghiệp tại Việt Nam.
Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa hai bên + Giấy tờ chứng minh người lao động đã làm việc cho công ty nước ngoài (không có hiện diện thương mại tại Việt Nam) từ đủ 24 tháng trở lên.
Vào Việt Nam chào bán dịch vụ: Văn bản chính thức của nhà cung cấp dịch vụ cử người này vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
Nhà quản lý (Công ty Cổ phần hoặc TNHH vốn dưới 3 tỷ đồng): Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập hoặc Văn bản bổ nhiệm chứng minh tư cách nhà quản lý.

7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, tùy theo vị trí công việc đảm nhận, hồ sơ phải bổ sung các chứng chỉ, bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm phù hợp:

Chức danh	Các loại giấy tờ chứng minh hợp lệ
Nhà quản lý	Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý; hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động. Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức; hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Giám đốc	Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh / văn phòng đại diện / địa điểm kinh doanh. Điều lệ công ty / văn bản quy định cơ cấu tổ chức kèm theo Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm phù hợp.
Chuyên gia	Văn bằng, chứng chỉ/giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên (hoặc tương đương) kèm theo Văn bản xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động tại nước ngoài. Bằng đại học trở lên trong các lĩnh vực đặc thù (tài chính, khoa học, công nghệ, chuyển đổi số...) kèm theo Văn bản xác nhận kinh nghiệm từ nước ngoài. Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm (đối với văn hóa, thể thao). Giấy phép/chứng chỉ chuyên môn đặc thù (hàng không, hàng hải). Giấy tờ chứng minh trình độ chuẩn (đối với giáo dục đào tạo). Giấy tờ chứng minh nghề đặc thù khác theo hướng dẫn của Bộ.
Lao động kỹ thuật	Văn bằng, chứng chỉ đào tạo ít nhất 01 năm kèm theo Văn bản xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động tại nước ngoài. Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc của người sử dụng lao động tại nước ngoài.

Bước 2: Thực hiện nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Khung thời gian quy định: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong khoảng thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể linh hoạt chọn 1 trong 2 phương thức nộp sau:

Phương thức 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Tài khoản: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia bằng tài khoản doanh nghiệp (sử dụng USB Token/Chữ ký số).
Quy trình: Tìm kiếm thủ tục "Cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam", điền thông tin tờ khai điện tử và tải lên (upload) bản quét PDF đầy đủ các giấy tờ đã chuẩn bị ở Bước 1.
Ký duyệt: Ký số trực tiếp trên hệ thống để hoàn tất gửi hồ sơ và lưu mã hồ sơ điện tử để theo dõi tiến độ.

Phương thức 2: Nộp trực tiếp hoặc gửi bưu chính công ích / ủy quyền

Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ bản giấy nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc ủy quyền cho đơn vị dịch vụ tư vấn pháp lý nộp tại địa chỉ tương ứng:

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức thông thường: Nộp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tại Hà Nội (Địa chỉ: Số 258 đường Võ Chí Công, phường Xuân La, quận Tây Hồ, TP. Hà Nội).
Đối với các doanh nghiệp nằm trong Khu công nghiệp / Khu chế xuất / Khu công nghệ cao: Nộp tại Ban Quản lý các Khu công nghiệp và Chế xuất Hà Nội (Địa chỉ: Số 270 đường Trần Phú, phường Hà Đông, TP. Hà Nội).

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tiến trình thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước sẽ tuân theo thời hạn sau:

Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Trong vòng 10 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành văn bản chấp thuận nhu cầu và cấp Giấy phép lao động (theo Mẫu số 04).
Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung: Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan quản lý sẽ ra văn bản thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do chưa chấp thuận hoặc yêu cầu điều chỉnh.

Lời khuyên từ chuyên gia tư vấn pháp lý

Tự thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội đòi hỏi bộ phận nhân sự phải nắm rất vững chuyên môn pháp lý, cập nhật kịp thời các điểm mới của Nghị định 219/2025/NĐ-CP và dành nhiều thời gian di chuyển, làm việc với các cơ quan hành chính.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc về cách giải trình nhu cầu sử dụng lao động, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ từ nước ngoài hoặc muốn tối ưu thời gian xử lý, Inbound Việt Nam cung cấp giải pháp hỗ trợ tư vấn và đại diện ủy quyền thực hiện trọn gói. Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp xử lý hồ sơ chuẩn xác, minh bạch và đúng quy định pháp luật.