Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại tỉnh Quảng Ninh mới nhất: Hồ sơ & quy trình 3 bước

Với vị thế là một trong những cực tăng trưởng kinh tế trọng điểm phía Bắc, Quảng Ninh đang thu hút hàng ngàn chuyên gia quốc tế đến làm việc trong các lĩnh vực khai khoáng, quản lý vận hành du lịch (Hạ Long, Vân Đồn) và các khu công nghiệp chế tạo (Hải Yên, Đông Mai). Để đảm bảo quá trình sử dụng nhân sự ngoại quốc diễn ra hợp pháp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp bảo lãnh cần nắm vững nghiệp vụ xin Giấy phép lao động (GPLĐ).

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bộ phận pháp chế và nhân sự một lộ trình 3 bước tối ưu, đi kèm với các lưu ý đặc thù áp dụng riêng tại địa bàn tỉnh Quảng Ninh.

Ghi chú : Trường hợp tập đoàn hoặc công ty mẹ của bạn đặt trụ sở chính tại Hà Nội hoặc Tp Hồ Chí Minh, hãy tham khảo Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại Hà Nội hoặc Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại TP Hồ Chí Minh để xác định đúng cơ quan thụ lý hồ sơ.

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH VÀ HOÀN THIỆN DANH MỤC HỒ SƠ PHÁP LÝ

Tính trọn vẹn của bộ hồ sơ là yếu tố tiên quyết để tránh việc bị trả lại yêu cầu bổ sung nhiều lần. Doanh nghiệp bảo lãnh tại Quảng Ninh cần thu thập đủ 7 thành phần giấy tờ sau đây:

1. Báo cáo giải trình nhu cầu nhân sự ngoại quốc Đây là văn bản giải thích lý do công ty phải tuyển dụng chuyên gia nước ngoài thay vì lao động địa phương. Doanh nghiệp cần điền thông tin vào Mẫu số 03 (ban hành theo Nghị định 219) và nộp trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

2. Chứng nhận đủ điều kiện sức khỏe Người nước ngoài bắt buộc phải có kết luận y tế "đủ sức khỏe làm việc" với thời hạn cấp không vượt quá 12 tháng. Tại Quảng Ninh, nhân sự có thể thăm khám tại một trong các bệnh viện đủ điều kiện khám sức khỏe làm GPLĐ tại Quảng Ninh. Các cơ sở uy tín trên địa bàn bao gồm:

Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Ninh (Phố Tuệ Tĩnh, phường Bạch Đằng, TP. Hạ Long).
Bệnh viện Bãi Cháy (Phường Giếng Đáy, TP. Hạ Long).
Bệnh viện Việt Nam – Thụy Điển Uông Bí (Đường Tuệ Tĩnh, phường Thanh Sơn, TP. Uông Bí).

3. Bản sao Hộ chiếu Doanh nghiệp tiến hành sao y và công chứng nguyên cuốn hộ chiếu (hoặc trang thông tin cá nhân) đảm bảo còn thời hạn hiệu lực dài hơn thời hạn của giấy phép dự kiến cấp.

4. Phiếu lý lịch tư pháp (mục đích xác nhận không vi phạm pháp luật) Người lao động phải cung cấp Phiếu lý lịch tư pháp được cấp trong vòng 06 tháng gần nhất để chứng minh bản thân hoàn toàn trong sạch về mặt pháp lý.

Kênh đăng ký trực tuyến: Thực hiện qua Cổng Dịch vụ công.
Cơ quan xử lý tại địa phương: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Công an tỉnh Quảng Ninh đặt ở Trung tâm Hành chính công của tỉnh (Địa chỉ: Số 277 đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Hồng Hà, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh.).
Mẹo nhỏ: Tham khảo chi tiết địa chỉ và thủ tục làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Quảng Ninh để rút ngắn thời gian xếp hàng.

5. Ảnh thẻ cá nhân Yêu cầu 02 tấm ảnh màu kích cỡ 4x6 cm, nền trắng, không đeo kính râm, chụp rõ nét khuôn mặt và vừa mới chụp trong thời gian gần đây.

6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam Căn cứ theo quy định pháp luật, tùy vào hình thức người lao động được cử/đưa sang Việt Nam làm việc, doanh nghiệp phải đính kèm loại chứng từ tương ứng:

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Quyết định/Văn bản cử nhân sự sang làm việc + Giấy tờ chứng minh người lao động đã làm việc cho công ty mẹ/doanh nghiệp ở nước ngoài liên tục từ 12 tháng trở lên.
Thực hiện hợp đồng kinh tế/dự án: Văn bản cử đi của đối tác nước ngoài đính kèm bản Hợp đồng thương mại hoặc Thỏa thuận dự án ký kết với công ty tại Việt Nam.
Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng dịch vụ ký kết giữa hai doanh nghiệp + Giấy tờ xác nhận nhân sự đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài (không có hiện diện thương mại ở Việt Nam) tối thiểu 24 tháng.
Vào Việt Nam chào bán dịch vụ: Văn bản chính thức của doanh nghiệp nước ngoài cử đại diện vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
Nhà quản lý (Doanh nghiệp vốn dưới 3 tỷ đồng): Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập tổ chức hoặc Văn bản bổ nhiệm chứng minh tư cách nhà quản lý.

7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo chức danh Căn cứ Điều 19 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ chứng minh trình độ chuyên môn phải phù hợp chính xác với 01 trong 04 nhóm chức danh sau:

Vị trí công việc	Giấy tờ cần có
Nhà quản lý	Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh tư cách nhà quản lý; hoặc Văn bản bổ nhiệm/điều động giữ chức vụ. Giấy phép thành lập cơ quan/tổ chức hoặc Văn bản bổ nhiệm đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Vị trí Giám đốc điều hành	Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh. Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động kèm Văn bản xác nhận từ người sử dụng lao động ở nước ngoài về số năm kinh nghiệm quản lý điều hành phù hợp.
Vị trí Chuyên gia	Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên (hoặc tương đương) + Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp từ doanh nghiệp nước ngoài. Đối với các lĩnh vực đặc thù (tài chính, khoa học, công nghệ, chuyển đổi số...): Bằng đại học trở lên chuyên ngành tương ứng + Văn bản xác nhận kinh nghiệm chuyên môn từ nước ngoài. Các lĩnh vực văn hóa, thể thao, hàng không, giáo dục: Giấy chứng nhận thành tích, chứng chỉ hành nghề hoặc văn bằng trình độ chuẩn theo hướng dẫn của Bộ quản lý chuyên ngành.
Lao động kỹ thuật	Văn bằng/chứng chỉ đào tạo chuyên ngành kỹ thuật từ 01 năm trở lên + Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp từ nước ngoài. Hoặc Văn bản xác nhận thâm niên kinh nghiệm làm việc trong ngành kỹ thuật do doanh nghiệp nước ngoài cấp trực tiếp.

BƯỚC 2: PHÂN LUỒNG VÀ NỘP HỒ SƠ TẠI QUẢNG NINH

Khung thời gian bắt buộc để nộp hồ sơ xin cấp phép là từ 10 đến 60 ngày trước thời điểm chuyên gia quốc tế chính thức nhận việc. Quá trình này được thực hiện qua hai bước liên hoàn: kê khai trực tuyến và nộp bản giấy.

2.1. Đăng ký qua mạng (Bắt buộc) Đại diện doanh nghiệp dùng Chữ ký số (Token) để đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công, khai báo các biểu mẫu điện tử và đính kèm bản quét (scan PDF) của toàn bộ giấy tờ đã chuẩn bị ở Bước 1.

2.2. Nộp hồ sơ vật lý và đối chiếu kết quả Dựa trên khu vực đặt nhà máy hoặc văn phòng, doanh nghiệp tại Quảng Ninh sẽ nộp bản cứng tại một trong hai cơ quan sau:

Dành cho khối dịch vụ, giáo dục và công ty ngoài Khu công nghiệp: Nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ninh. Quầy tiếp nhận thuộc thẩm quyền của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Địa chỉ: Số 277 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Hồng Hải, TP. Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.
Dành cho doanh nghiệp trong Khu công nghiệp, Khu kinh tế (như KCN Hải Yên, Đông Mai, Việt Hưng...): Nộp trực tiếp tại Ban Quản lý Khu kinh tế Quảng Ninh. Địa chỉ: Tòa nhà Liên cơ quan, đường Nguyễn Văn Cừ, phường Hồng Hải, TP. Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.

BƯỚC 3: THEO DÕI THẨM ĐỊNH VÀ NHẬN KẾT QUẢ

Cơ quan công quyền tại Quảng Ninh sẽ bắt đầu xem xét tính hợp lệ của bộ hồ sơ ngay khi tiếp nhận.

Nếu giấy tờ được chuẩn bị chính xác, hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ, Giấy phép lao động sẽ được phát hành trong vòng 10 ngày làm việc.
Trường hợp có sai sót về mặt thông tin hoặc thiếu sót giấy tờ, cơ quan chức năng sẽ ban hành văn bản hướng dẫn bổ sung trong vòng 03 ngày làm việc để doanh nghiệp khắc phục.

Quá trình hợp pháp hóa lao động nước ngoài tại Quảng Ninh nhìn chung rất minh bạch nhờ hệ thống hành chính công hiện đại. Tuy nhiên, việc phải dịch thuật công chứng, xin hợp pháp hóa lãnh sự từ Đại sứ quán và đối chiếu mã ngành chức danh thường mất rất nhiều thời gian của bộ phận hành chính nhân sự.

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn giảm thiểu tối đa rủi ro bị trả hồ sơ và rút ngắn thời gian chờ đợi, Inbound Việt Nam mang đến gói giải pháp tư vấn toàn diện. Chúng tôi đại diện rà soát pháp lý, chuẩn hóa hồ sơ chuyên gia và thay mặt doanh nghiệp làm việc với các cơ quan ban ngành, đảm bảo nhân sự quốc tế của bạn có thể bắt đầu công việc thuận lợi và đúng pháp luật.