Công ty cũ không trả Giấy phép lao động gốc: Cách xử lý hành chính

Hướng dẫn phương án giải quyết và quy trình gộp cấp mới Giấy phép lao động tại doanh nghiệp mới khi không được bàn giao GPLĐ gốc và chứng từ cũ.

Trong quá trình dịch chuyển công tác giữa các doanh nghiệp tại Việt Nam, không ít người lao động nước ngoài gặp phải tình huống xung đột lợi ích dẫn đến việc đơn vị sử dụng lao động cũ không hợp tác bàn giao, giữ lại Giấy phép lao động (GPLĐ) gốc cùng các chứng từ nhân thân liên quan. Sự gián đoạn này gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập hồ sơ pháp lý tại tổ chức mới.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích các căn cứ pháp lý và hướng dẫn lộ trình gỡ rối hành chính tối ưu nhất cho doanh nghiệp mới khi tiếp nhận nhân sự trong trường hợp này.

1. Kết luận pháp lý về phương án xử lý hồ sơ

Căn cứ theo các quy định pháp luật lao động hiện hành, khi đơn vị sử dụng lao động cũ không bàn giao chứng từ và Giấy phép lao động gốc, người lao động nước ngoài khi chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động mới bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin Cấp mới Giấy phép lao động từ đầu.

Người sử dụng lao động mới không thể thực hiện hồ sơ theo các diện điều chỉnh hoặc gia hạn rút gọn dành cho đối tượng đã có giấy phép lao động nếu không thể cung cấp được bản sao hoặc bản gốc Giấy phép lao động cũ còn hiệu lực pháp lý để cơ quan chức năng đối chiếu lịch sử dữ liệu.

2. Phân tích thực tế áp dụng quy trình gộp rút gọn

Theo các điều khoản quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, các chính sách đơn giản hóa hồ sơ cho nhân sự đã được cấp phép (như thay đổi vị trí công việc, thay đổi hình thức làm việc mà không đổi người sử dụng lao động hoặc tiếp tục làm việc cùng vị trí tại đơn vị cũ) đều đòi hỏi bắt buộc phải có bản sao Giấy phép lao động cũ làm cơ sở thẩm định liên thông.

Khi doanh nghiệp cũ không bàn giao chứng từ, đơn vị sử dụng lao động mới không có căn cứ đối chiếu lịch sử pháp lý của người lao động trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính quốc gia. Do đó, giải pháp duy nhất và an toàn về mặt pháp lý là xây dựng lại bộ hồ sơ chứng minh năng lực nhân thân độc lập và áp dụng quy trình cấp mới.

Điểm thuận lợi: Căn cứ theo tinh thần đổi mới của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và bước cấp Giấy phép lao động hiện nay đã được tích hợp diện gộp rút gọn vào 01 quy trình duy nhất. Doanh nghiệp mới không còn phải thực hiện bước nộp hồ sơ xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động riêng biệt như các quy định cũ trước đây, giúp tiết kiệm tối đa thời gian chờ đợi.

3. Thành phần hồ sơ và hướng dẫn áp mã chức danh nghề nghiệp cấp mới

Người sử dụng lao động mới tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ số hóa để thực hiện nộp trực tuyến hoàn toàn trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo các danh mục chuẩn chuẩn hóa sau:

3.1. Thành phần hồ sơ đề nghị cấp mới bắt buộc

1. Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp Giấy phép lao động (Mẫu số 03).

2. Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe có yếu tố nước ngoài do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp (thời hạn không quá 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ).

3. Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp theo đúng thời hạn quy định.

4. Bản sao chứng thực hộ chiếu và visa/thẻ tạm trú còn giá trị pháp lý của người lao động nước ngoài.

5. 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

6. Các văn bản, chứng từ chứng minh năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí công việc đảm nhiệm (Văn bằng đại học, chứng chỉ nghề và Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ các đơn vị ở nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng hợp lệ).

3.2. Quy tắc áp dụng mã chức danh nghề nghiệp khuyến nghị

Tùy thuộc vào vị trí dự kiến bổ nhiệm tại pháp nhân mới, doanh nghiệp thực hiện tra cứu đối chiếu mã nghề cấp 3 và cấp 4 phụ trợ (Phụ lục I Quyết định số 34/2020/QĐ-TTg) để kê khai form trực tuyến:

• Vị trí Chuyên gia / Nhà quản lý về hành chính, nhân sự, quản trị:

  • Mã cấp 3: 121 (Nhà quản lý hành chính và dịch vụ thương mại).

  • Mã cấp 4 bổ trợ chi tiết: 1211 (Nhà quản lý tài chính), 1212 (Nhà quản lý nhân sự), 1213 (Nhà quản lý chính sách và hoạch định).

• Vị trí Chuyên gia / Lao động kỹ thuật về công nghệ, sản xuất:

  • Mã cấp 3: 214 (Kỹ sư - trừ kỹ sư điện, điện tử và viễn thông) hoặc 311 (Kỹ thuật viên khoa học vật lý và kỹ thuật).

4. Các lưu ý hành chính quan trọng dựa trên phân cấp quản lý năm 2026

Thẩm quyền tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ cấp mới gộp được phân cấp triệt để dựa trên địa giới hành chính, địa điểm làm việc thực tế và vị trí đặt trụ sở chính của doanh nghiệp mới (nằm trong hay ngoài Khu công nghiệp/Khu chế xuất):

• Tại địa bàn Hà Nội: Nếu doanh nghiệp nằm ngoài Khu công nghiệp, thẩm quyền thuộc về Ủy ban nhân dân cấp phường nơi đặt trụ sở; nếu nằm trong Khu công nghiệp (KCN), hồ sơ nộp về Ban quản lý Khu công nghiệp.

• Tại địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh: Nếu doanh nghiệp nằm ngoài Khu công nghiệp, thẩm quyền thuộc về Sở Nội vụ Thành phố; nếu nằm trong Khu công nghiệp/Khu chế xuất, thẩm quyền thuộc về Ban quản lý Khu chế xuất và công nghiệp.

• Tại các tỉnh/thành phố khác trên cả nước: Cơ quan có thẩm quyền trực tiếp tiếp nhận, thẩm định và ban hành Giấy phép lao động là Sở Nội vụ của tỉnh/thành phố đó.

Việc chuẩn bị lại bộ hồ sơ cấp mới từ đầu đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp mới và người lao động trong việc thu thập lại các văn bản xác nhận kinh nghiệm hoặc bằng cấp từ nước ngoài để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát tính tương thích của bằng cấp chuyên môn với hệ thống mã nghề cấp 3 hoặc hướng dẫn chi tiết phương thức khai báo tờ khai Mẫu số 03 trực tuyến có thể liên hệ các đơn vị tư vấn luật lao động chuyên nghiệp để được hỗ trợ gỡ rối kịp thời.