Hướng dẫn chi tiết hồ sơ và thủ tục cấp giấy phép lao động mới nhất tại Ninh Bình

Việc ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 của Chính phủ đã đánh dấu bước đột phá quan trọng trong việc cải cách thủ tục hành chính liên quan đến cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) cho người nước ngoài. Nghị định mới không chỉ tích hợp quy trình báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào chung thủ tục đề nghị cấp GPLĐ mà còn thúc đẩy số hóa toàn bộ quy trình qua hệ thống dịch vụ công liên thông.

Nhằm giúp doanh nghiệp và tổ chức sử dụng lao động nước ngoài chuẩn bị chính xác, đầy đủ thành phần hồ sơ, giảm thiểu nguy cơ bị sửa đổi, bổ sung hay từ chối, dưới đây là hướng dẫn toàn diện và chi tiết về thành phần hồ sơ, quy trình xử lý và tiêu chuẩn áp dụng theo quy định hiện hành.

1. DANH MỤC CÁC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CẤP MỚI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHI TIẾT

Căn cứ Điều 18 và Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một bộ hồ sơ xin cấp mới Giấy phép lao động hoàn chỉnh gồm các thành phần sau:

1.1. Văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị cấp Giấy phép lao động

• Mẫu áp dụng: Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• Nội dung: Báo cáo giải trình rõ lý do sử dụng lao động nước ngoài, vị trí công việc, chức danh công việc (Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật), số lượng, trình độ chuyên môn, mức lương, thời hạn làm việc và địa điểm làm việc cụ thể.
• Lưu ý: Mẫu số 03 đã tích hợp cả nội dung giải trình nhu cầu và nội dung đề nghị cấp phép, doanh nghiệp không cần phải nộp 2 bước riêng biệt như quy định cũ.

1.2. Giấy chứng nhận sức khỏe (Khám sức khỏe)

• Được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế (tại Việt Nam) hoặc cơ sở y tế có thẩm quyền tại nước ngoài.
• Thời hạn hiệu lực: Không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Giấy khám sức khỏe phải kết luận người lao động có đủ sức khỏe để làm việc.

1.3. Phiếu Lý lịch tư pháp

• Phiếu LLTP do nước ngoài cấp hoặc Phiếu LLTP do Việt Nam cấp (cấp cho người lao động đã tạm trú tại Việt Nam).
• Thời hạn hiệu lực: Cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Văn bản phải xác nhận người lao động không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Ngoại lệ: Nếu lựa chọn cơ chế nộp liên thông trên Cổng Dịch vụ công, doanh nghiệp đính kèm bản kê khai và giấy ủy quyền xin cấp Phiếu LLTP.

1.4. Ảnh chân dung và Hộ chiếu

• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu, kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu (ảnh chụp không quá 06 tháng).
• Hộ chiếu: Bản sao chứng thực hộ chiếu còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật (còn thời hạn ít nhất bằng thời hạn GPLĐ dự kiến xin).

1.5. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam

Tùy thuộc vào hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cung cấp một trong các giấy tờ sau theo quy định tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

• Làm việc theo hợp đồng lao động: Dự thảo hợp đồng lao động hoặc văn bản thỏa thuận tuyển dụng.
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài đó trên lãnh thổ Việt Nam và văn bản chứng minh người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài đó tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
• Thực hiện các loại hợp đồng/thỏa thuận: Hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, y tế, giáo dục.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam tối thiểu 02 năm.
• Chào bán dịch vụ: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.

2. ĐIỀU KIỆN VÀ GIẤY TỜ CHỨNG MINH THEO TỪNG VỊ TRÍ CÔNG VIỆC (ĐIỀU 19 NGHỊ ĐỊNH 219/2025/NĐ-CP)

Mỗi vị trí công việc yêu cầu tiêu chuẩn chuyên môn và thành phần hồ sơ chứng minh khác nhau. Việc xác định sai vị trí công việc là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả về.

2.1. Nhà quản lý / Giám đốc điều hành

• Định nghĩa: Người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, người trực tiếp điều hành chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giấy tờ chứng minh:
  • Điều lệ công ty hoặc Quy chế hoạt động có quy định về chức danh quản lý.
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư / Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
  • Nghị quyết/Quyết định bổ nhiệm của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu công ty cử/bổ nhiệm giữ vị trí Nhà quản lý, Giám đốc điều hành.

2.2. Chuyên gia

Nghị định 219/2025/NĐ-CP chia tiêu chuẩn Chuyên gia thành 2 nhóm linh hoạt:

• Trường hợp thông thường:
  1. Bằng đại học trở lên hoặc tương đương phù hợp với chuyên ngành đào tạo và vị trí công việc dự kiến làm việc tại Việt Nam.
  2. Văn bản xác nhận có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm việc tại Việt Nam (do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại nước ngoài hoặc Việt Nam xác nhận).
• Trường hợp ưu tiên (Công nghệ cao, Đổi mới sáng tạo, Chuyển đổi số):
  1. Bằng đại học trở lên hoặc tương đương.
  2. Văn bản xác nhận có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực: Công nghệ cao, Tài chính - Ngân hàng, Đổi mới sáng tạo, Chuyển đổi số quốc gia, Hạ tầng chiến lược.

2.3. Lao động kỹ thuật

Lao động kỹ thuật được xác định theo một trong hai tiêu chí chuyên môn:

• Tiêu chí 1 (Có qua đào tạo): Chứng chỉ hoặc văn bản xác nhận đã được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác thời gian tối thiểu 01 năm + Văn bản xác nhận có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc.
• Tiêu chí 2 (Dựa trên kinh nghiệm thực tế): Văn bản xác nhận có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm việc tại Việt Nam.

BẢNG TỔNG HỢP SO SÁNH TIÊU CHUẨN CÁC VỊ TRÍ WORK PERMIT

3. QUY TRÌNH THỰC HIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG THEO CHUẨN NGHỊ ĐỊNH 219/2025/NĐ-CP

Toàn bộ quy trình từ khâu chuẩn bị đến khi hoàn thành thủ tục được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng

• Tất cả các giấy tờ do nước ngoài cấp (Bằng cấp, Xác nhận kinh nghiệm, Lý lịch tư pháp nước ngoài, Giấy khám sức khỏe nước ngoài) phải được Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài (hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam).
• Sau đó, các giấy tờ này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ giải trình nhu cầu và đề nghị cấp Giấy phép lao động

• Thời gian nộp: Trong thời hạn từ 60 ngày đến tối thiểu 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
• Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Mục 2 và nộp qua Cổng Dịch vụ công hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.

Bước 3: Cơ quan chuyên môn thẩm định và trả kết quả

• Thời hạn thẩm định: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền (Sở Nội vụ hoặc Ban Quản lý KKT & KCN) xem xét thẩm định nhu cầu và cấp GPLĐ theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Trường hợp từ chối: Cơ quan chuyên môn có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động và báo cáo

• Sau khi người lao động được cấp GPLĐ, đối với trường hợp làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải tiến hành ký kết Hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.
• Người sử dụng lao động gửi bản sao HĐLĐ đã ký kết tới cơ quan đã cấp Giấy phép lao động đó khi có yêu cầu.

4. NHỮNG LỖI SAI THƯỜNG GẶP KHUẾCH ĐẠI NGUY CƠ BỊ TRẢ HỒ SƠ

1. Sai lệch chức danh công việc: Vị trí ghi trên Bằng cấp, Giấy xác nhận kinh nghiệm không đồng nhất hoặc không logic với vị trí đăng ký trong Mẫu số 03 (ví dụ: Bằng cử nhân Tài chính nhưng đăng ký làm Chuyên gia Kỹ thuật phần mềm mà không có chứng chỉ/xác nhận kinh nghiệm phù hợp).
2. Thiếu Hợp pháp hóa lãnh sự: Tải lên Cổng Dịch vụ công bản dịch thuật nhưng quên đính kèm tem/con dấu Hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan ngoại giao.
3. Nộp hồ sơ sai thời hạn: Nộp hồ sơ sát ngày làm việc (dưới 10 ngày làm việc) dẫn đến việc hồ sơ bị hệ thống từ chối tiếp nhận tự động.
4. Giấy khám sức khỏe/Lý lịch tư pháp hết hạn: Giấy khám sức khỏe vượt quá 12 tháng hoặc Phiếu LLTP vượt quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
5. Nộp sai cơ quan có thẩm quyền: Doanh nghiệp nằm trong KCN nhưng lại chọn cơ quan thụ lý là Sở Nội vụ (hoặc ngược lại) dẫn đến hồ sơ bị chuyển trả lại gây mất thời gian.

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP đã đem lại cơ chế minh bạch, đơn giản và hiện đại cho doanh nghiệp trong việc xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài. Việc nắm vững cấu trúc hồ sơ, chuẩn bị chính xác giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn theo từng vị trí và tuân thủ đúng quy trình nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công liên thông sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng, đảm bảo tính tuân thủ pháp lý tối đa khi sử dụng nguồn lao động quốc tế.