Hướng dẫn lập giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu số 01/PLI)

Trong quy trình xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài, việc hoàn thiện hồ sơ giải trình nhu cầu là bước đi có tính chất quyết định. Hồ sơ giải trình phải phản ánh chính xác lý do lý thuật, yêu cầu chuyên môn mà lao động trong nước chưa đáp ứng được.

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thời hạn và quy trình nộp văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo đúng các quy định pháp luật hành chính hiện hành.

1. Quy trình chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, khi tiến hành nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động (bao gồm cả nội dung giải trình nhu cầu tuyển dụng), quý đơn vị cần tuân thủ và chuẩn bị đầy đủ các danh mục giấy tờ sau:

Văn bản báo cáo giải trình: Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp Giấy phép lao động (Mẫu số 03 Phụ lục kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Văn bản này bắt buộc phải đính kèm minh chứng về văn bản thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam đã thực hiện trước đó ít nhất 05 ngày.
Giấy khám sức khỏe: Văn bản chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp theo quy định của Bộ Y tế (thời hạn tính đến ngày nộp hồ sơ không quá 12 tháng).
Hộ chiếu: Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn thời hạn theo quy định của pháp luật.
Phiếu lý lịch tư pháp: Bản gốc Phiếu lý lịch tư pháp được cơ quan có thẩm quyền cấp trong thời hạn không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Ảnh chân dung: 02 ảnh màu chất lượng rõ nét (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu).
Giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn: Các văn bản chứng minh hình thức làm việc và chứng minh tư cách là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Các văn bản do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực hợp lệ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Thời hạn và phương thức nộp hồ sơ giải trình

Để đảm bảo tiến độ vận hành và tính hợp lệ về mặt thời gian, người sử dụng lao động cần lưu ý các quy định tại Điều 6 và Điều 22 của Nghị định về thời hạn và thể thức nộp như sau:

Thời gian thực hiện: Quy trình nộp hồ sơ phải được thực hiện trong thời hạn 60 ngày nhưng không được ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc chính thức tại đơn vị.
Phương thức nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến hoàn toàn thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Sau khi tiếp nhận, hệ thống điện tử sẽ tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền theo quy định) nơi người lao động dự kiến trực tiếp thực hiện công việc.

3. Quy trình thẩm định và trả kết quả của Cơ quan quản lý

Sau khi hồ sơ được nộp thành công trên hệ thống trực tuyến, cơ quan quản lý nhà nước sẽ tiến hành thẩm định theo các mốc thời gian quy định:

Trường hợp chấp thuận: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét chấp thuận văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và chính thức cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 04.
Trường hợp từ chối: Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu hoặc không được chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản hành chính, trong đó nêu rõ lý do cụ thể gửi đến người sử dụng lao động trong thời hạn 03 ngày làm việc.

4. Khuyến nghị từ Chuyên gia để tối ưu tỷ lệ phê duyệt

Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (Mẫu số 03) là bộ tài liệu cốt lõi thể hiện tính cấp thiết và khách quan của việc sử dụng nhân sự ngoại quốc. Khi lập văn bản này, người sử dụng lao động cần đảm bảo các luận điểm giải trình về công nghệ, kỹ thuật chuyên sâu hoặc năng lực quản lý phải thực sự rõ ràng, không chung chung, và phải khớp hoàn toàn với mô tả công việc đã đăng tuyển trước đó.

Do quy trình xét duyệt trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối về thể thức văn bản điện tử và chứng từ đính kèm, các doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến chuyên môn từ các tổ chức tư vấn thủ tục hành chính uy tín để kiểm tra, rà soát hồ sơ trước khi ấn nút gửi đi, tránh trường hợp bị kéo dài thời gian bổ sung, sửa đổi.