Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại tỉnh Hưng Yên mới nhất: Hồ sơ & quy trình 3 bước

Nằm ở vị trí cửa ngõ phía Đông Thủ đô, Hưng Yên là điểm đến chiến lược của hàng loạt dự án FDI quy mô lớn trong vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ. Hệ thống các Khu công nghiệp phát triển sầm uất như Thăng Long II, Phố Nối A, Phố Nối B, Yên Mỹ, KCN Sạch... đang thu hút hàng ngàn nhà quản lý, chuyên gia và kỹ sư quốc tế (đặc biệt từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan) sang làm việc. Để hoạt động sử dụng lao động ngoại quốc tuân thủ hoàn toàn pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp bảo lãnh cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho đội ngũ Hành chính - Nhân sự (HR) cẩm nang 3 bước thực thi chuẩn xác, đi kèm các mẹo xử lý hồ sơ thực tế tại các cơ quan thẩm quyền trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.

Ghi chú: Trường hợp công ty mẹ, văn phòng đại diện hoặc dự án liên kết của bạn đặt tại các trung tâm kinh tế lớn, hãy tham khảo Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại Hà Nội hoặc Hướng dẫn xin cấp giấy phép lao động tại TP Hồ Chí Minh để xác định đúng đơn vị thẩm định.

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH VÀ CHUẨN BỊ BỘ HỒ SƠ PHÁP LÝ CHUẨN HÓA

Việc chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ bị trả lại yêu cầu bổ sung nhiều lần. Căn cứ Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ nộp tại Hưng Yên phải bảo đảm 7 thành phần cơ bản sau:

1. Báo cáo giải trình vị trí công việc cần sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp cần chứng minh vị trí tuyển dụng yêu cầu trình độ kỹ thuật cao hoặc kinh nghiệm quản lý đặc thù mà nguồn lao động trong nước hiện tại chưa thể đáp ứng ngay. Tỉnh Hưng Yên kiểm tra rất kỹ tính tương thích giữa ngành nghề kinh doanh đăng ký của doanh nghiệp với mô tả công việc của lao động quốc tế, vì vậy cần trình bày một cách chính xác và thuyết phục.

• Biểu mẫu: Kê khai theo Mẫu số 03 (Phụ lục ban hành kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).

2. Giấy chứng nhận sức khỏe hợp lệ

Kết luận kiểm tra sức khỏe tổng quát đạt yêu cầu làm việc với thời hạn cấp không vượt quá 12 tháng. Nhân sự có thể thăm khám tại danh sách cơ sở y tế đủ điều kiện khám sức khỏe làm GPLĐ tại Hưng Yên. Hai bệnh viện lớn tuyến tỉnh phổ biến nhất bao gồm:

• Bệnh viện Đa khoa tỉnh Hưng Yên (Địa chỉ: Đường Hải Thượng Lãn Ông, phường Phố Hiến, TP. Hưng Yên).

• Bệnh viện Đa khoa Phố Nối (Địa chỉ: Phường Nhân Hòa, thị xã Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên) – Rất thuận tiện cho nhân sự làm việc tại cụm KCN Phố Nối và KCN Thăng Long II.

3. Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực

Bản sao y công chứng nguyên cuốn hộ chiếu hoặc trang thông tin cá nhân của người lao động (hiệu lực hộ chiếu phải dài hơn thời hạn GPLĐ dự kiến xin cấp).

4. Phiếu lý lịch tư pháp (Xác nhận không vi phạm pháp luật)

Giấy tờ chứng minh người lao động không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc có tiền án chưa được xóa (thời hạn cấp không quá 06 tháng).

• Hình thức đăng ký: Thực hiện kê khai qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

• Cơ quan tiếp nhận giải quyết tại địa phương: Trung tâm Phục vụ hành chính công và Kiểm soát thủ tục hành chính tỉnh Hưng Yên (địa chỉ: Số 2 đường Chùa Chuông - phường Hiến Nam - thành phố Hưng Yên).

• Mẹo thực tế: Khảo sát bài viết địa chỉ và thủ tục làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài tại Hà Nội để chuẩn bị đúng mẫu giấy ủy quyền và chứng minh cư trú.

5. Ảnh chân dung chuẩn quy định

02 ảnh màu kích thước 4x6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính râm, đầu để trần, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.

6. Giấy tờ chứng minh phương thức làm việc tại Việt Nam

Tùy theo hình thức doanh nghiệp đưa nhân sự sang Hưng Yên công tác, các văn bản đối ứng bao gồm:

7. Giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn theo chức danh

Thẩm định viên tại Hưng Yên đối chiếu rất chặt chẽ quy định tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP theo 4 nhóm chức danh:

Vị trí Nhà quản lý:

• Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chứng minh tư cách nhà quản lý; hoặc Quyết định bổ nhiệm / Văn bản điều động giữ chức vụ.

• Giấy phép thành lập tổ chức/chi nhánh đính kèm Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu.

Vị trí Giám đốc điều hành:

• Giấy đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh / chi nhánh / văn phòng đại diện tại Hưng Yên.

• Quy chế hoạt động / Điều lệ công ty kèm Văn bản xác nhận thâm niên kinh nghiệm quản lý điều hành do doanh nghiệp nước ngoài cấp.

Vị trí Chuyên gia (Rất phổ biến tại các doanh nghiệp điện tử, cơ khí chính xác Nhật - Hàn):

• Bằng tốt nghiệp đại học trở lên (chuyên ngành phù hợp) + Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc chuyên môn tương ứng từ nước ngoài.

• Lĩnh vực công nghệ cao, R&D, chíp bán dẫn: Bằng đại học chuyên ngành + Văn bản xác nhận kinh nghiệm chuyên môn thực tế từ nước ngoài.

Vị trí Lao động kỹ thuật (Nhóm nhân sự trọng điểm tại các nhà máy KCN Phố Nối A, Thăng Long II, Yên Mỹ):

• Văn bằng / chứng chỉ đào tạo ngành kỹ thuật tối thiểu 01 năm + Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp từ nước ngoài;

• Hoặc Văn bản xác nhận thâm niên kinh nghiệm làm việc trong ngành kỹ thuật do doanh nghiệp nước ngoài cấp.

BƯỚC 2: PHÂN LUỒNG VÀ NỘP HỒ SƠ TẠI TỈNH HƯNG YÊN

Thời hạn quy định để gửi hồ sơ xin cấp GPLĐ là từ 10 đến 60 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến chính thức bắt đầu làm việc.

1. Đăng ký trực tuyến 

Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số (USB Token) truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia, tiến hành kê khai thông tin mẫu đơn và tải lên bản nén PDF bộ hồ sơ đã chuẩn bị.

2. Phân luồng nộp bản cứng hồ sơ

Tùy thuộc vào địa bàn đặt trụ sở/nhà máy của doanh nghiệp, địa chỉ nộp hồ sơ giấy được chia thành hai nhánh chính:

• Trường hợp 1: Các doanh nghiệp hoạt động TRONG các Khu công nghiệp (như KCN Thăng Long II, Phố Nối A, Phố Nối B, Yên Mỹ, Minh Quang, KCN Sạch...):

  • Cơ quan tiếp nhận: Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh Hưng Yên.

  • Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh, phường Nhân Hòa, thị xã Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên (Nằm ngay trung tâm khu vực Phố Nối, rất thuận tiện cho doanh nghiệp KCN).

• Trường hợp 2: Các doanh nghiệp, tổ chức nằm NGOÀI Khu công nghiệp (trường học, trung tâm ngoại ngữ, doanh nghiệp dịch vụ, dự án ngoài KCN...):

  • Cơ quan tiếp nhận: Quầy tiếp nhận của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tại Trung tâm hành chính công tỉnh Hưng Yên.

  • Địa chỉ: Số 2 đường Chùa Chuông - phường Hiến Nam - thành phố Hưng Yên

BƯỚC 3: THỜI GIAN THẨM ĐỊNH VÀ NHẬN KẾT QUẢ

Tiến trình xử lý hồ sơ GPLĐ tại Hưng Yên tuân thủ khung thời gian hành chính:

• Hồ sơ hợp lệ: Trong vòng 10 ngày làm việc, cơ quan quản lý ban hành văn bản chấp thuận và cấp Giấy phép lao động chính thức (Mẫu số 04).

• Hồ sơ cần bổ sung: Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan chuyên môn ban hành thông báo bằng văn bản chỉ rõ các mục cần giải trình hoặc chỉnh sửa.

LỜI KHUYÊN & GIẢI PHÁP TỪ CHUYÊN GIA PHÁP LÝ

Tỉnh Hưng Yên có tốc độ xử lý thủ tục hành chính rất sát sao nhằm hỗ trợ tối đa cho các nhà đầu tư FDI. Dù vậy, do lượng lớn hồ sơ từ khối doanh nghiệp sản xuất tại Phố Nối và Thăng Long II, các thẩm định viên kiểm tra cực kỳ nghiêm ngặt việc hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch công chứng và sự trùng khớp về chức danh chuyên môn trên bằng cấp.

Nếu bộ phận HR của bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa hồ sơ chuyên gia, giải trình nhu cầu nhân sự hoặc cần tối ưu tiến độ cấp phép cho dự án mới, Inbound Việt Nam mang đến gói giải pháp tư vấn và đại diện ủy quyền trọn gói. Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp xử lý hồ sơ chính xác, minh bạch, bảo đảm tiến độ vận hành nhà máy và dự án đúng kế hoạch.