Người nước ngoài mất hộ chiếu gốc: Cách xử lý hồ sơ xin GPLĐ

Hướng dẫn phương án khắc phục hành chính và quy trình gộp cấp mới Giấy phép lao động khi người nước ngoài bị thất lạc hộ chiếu gốc theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Hộ chiếu là giấy tờ pháp lý tối cao để định danh và xác lập tư cách lưu trú, làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam. Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin Giấy phép lao động (GPLĐ), sự cố thất lạc hộ chiếu gốc của người lao động sẽ làm gián đoạn toàn bộ tiến trình thẩm định của cơ quan chức năng, đặt doanh nghiệp vào tình thế rủi ro hành chính.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích bản chất pháp lý của tình huống này và hướng dẫn lộ trình xử lý thay thế tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

1. Bản chất pháp lý và hệ quả của việc thất lạc hộ chiếu

Thông báo về giới hạn dữ liệu: Các văn bản quy định hiện hành bao gồm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và các tài liệu hướng dẫn liên quan không có bất kỳ điều khoản nào quy định về quy trình phối hợp xử lý hồ sơ cấp Giấy phép lao động riêng biệt cho trường hợp người lao động nước ngoài bị thất lạc hộ chiếu gốc.

Dựa trên thực tế xử lý các thủ tục hành chính, hệ quả pháp lý của sự cố này được xác định như sau:

Tính chất bắt buộc của giấy tờ định danh: Trong thành phần hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động, hộ chiếu (bản sao có chứng thực hoặc bản gốc đối chiếu) là tài liệu bắt buộc không thể thay thế. Khi không có hộ chiếu gốc hoặc chứng từ sao y hợp lệ, doanh nghiệp và người lao động không thể nộp bộ hồ sơ lên hệ thống dịch vụ công.
Phương án khắc phục: Người lao động nước ngoài phải nhanh chóng liên hệ với Cơ quan đại diện ngoại giao (Đại sứ quán/Lãnh sự quán) của quốc gia mình tại Việt Nam để thực hiện thủ tục cấp lại hộ chiếu mới (hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế thay thế hộ chiếu).

Ngay sau khi nhận được hộ chiếu mới, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ theo Quy trình gộp cấp mới Giấy phép lao động. Theo quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động và bước cấp GPLĐ đã được tích hợp chung vào 01 quy trình duy nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý sau sự cố.

2. Thành phần hồ sơ cấp mới và quy tắc áp mã chức danh nghề nghiệp

Sau khi người lao động được cấp hộ chiếu mới, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ số hóa để nộp trực tuyến hoàn toàn trên Cổng Dịch vụ công quốc gia:

2.1. Thành phần hồ sơ đề nghị cấp mới bắt buộc

Văn bản đề nghị cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài (Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp (thời hạn tính đến ngày nộp hồ sơ không quá 12 tháng).
Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp theo đúng thời hạn quy định.
Hộ chiếu mới được cấp lại và visa/thẻ tạm trú còn giá trị (bản sao chứng thực).
02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm (phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng).
Giấy tờ chứng minh năng lực theo từng vị trí công việc:
- Vị trí Chuyên gia: Bằng đại học trở lên kèm theo văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp tối thiểu 03 năm từ các đơn vị ở nước ngoài (không bắt buộc ngành đào tạo phải trùng khớp với vị trí làm việc, cơ quan chức năng căn cứ vào thâm niên thực tế để đánh giá).
- Vị trí Lao động kỹ thuật: Trường hợp qua đào tạo (bằng cao đẳng, trung cấp, bằng nghề, chứng chỉ nghề tối thiểu 01 năm) cần thêm kinh nghiệm ít nhất 02 năm; trường hợp dựa vào thời gian làm việc lâu năm (không qua trường lớp) cần kinh nghiệm ít nhất 03 năm phù hợp với lĩnh vực đảm nhiệm.
- Vị trí Nhà quản lý: Văn bản chứng minh tư cách là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu tổ chức; đáp ứng trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản trị kinh doanh và các điều kiện quy định tại Điều lệ công ty.

2.2. Hướng dẫn tra cứu và áp dụng mã nghề nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện đối chiếu vị trí công việc đăng ký với bảng Danh mục nghề nghiệp Việt Nam (Phụ lục I Quyết định số 34/2020/QĐ-TTg) để khai báo chính xác mã cấp 3 và các mã cấp 4 phụ trợ:

Vị trí Nhà quản lý / Giám đốc:
- Mã cấp 3: 121 (Nhà quản lý hành chính và dịch vụ thương mại) hoặc 112 (Giám đốc điều hành, tổng giám đốc).
- Mã cấp 4 phụ trợ: 1211 (Nhà quản lý tài chính), 1212 (Nhà quản lý nhân sự), 1213 (Nhà quản lý chính sách và hoạch định).
Vị trí Chuyên gia chuyên môn cao (Kỹ thuật/Công nghệ):
- Mã cấp 3: 214 (Kỹ sư - trừ kỹ sư điện, điện tử và viễn thông) hoặc 251 (Nhà phân tích và phát triển phần mềm, ứng dụng).
- Mã cấp 4 phụ trợ: 2511, 2512.
Vị trí Lao động kỹ thuật:
- Mã cấp 3: 311 (Kỹ thuật viên khoa học vật lý và kỹ thuật) hoặc 351 (Kỹ thuật viên hỗ trợ công nghệ thông tin và truyền thông).

3. Các lưu ý hành chính quan trọng cập nhật năm 2026

3.1. Xác định cơ quan thụ lý hồ sơ Giấy phép lao động theo phân cấp thẩm quyền

Thẩm quyền tiếp nhận bộ hồ sơ cấp mới nêu trên phụ thuộc hoàn toàn vào địa giới hành chính và vị trí đặt trụ sở/địa điểm làm việc của doanh nghiệp:

Tại địa bàn Hà Nội: Doanh nghiệp có trụ sở ngoài Khu công nghiệp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp phường nơi đặt trụ sở; doanh nghiệp có trụ sở trong Khu công nghiệp (KCN) nộp tại Ban quản lý Khu công nghiệp.
Tại địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh: Doanh nghiệp có trụ sở ngoài Khu công nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ Thành phố; doanh nghiệp có trụ sở trong Khu công nghiệp (KCN) nộp tại Ban quản lý Khu chế xuất và công nghiệp.
Tại các tỉnh/thành phố khác trên cả nước: Cơ quan cấp và thụ lý hồ sơ là Sở Nội vụ của tỉnh/thành phố đó.

3.2. Quy trình xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp (LLTP) tại Việt Nam

Trong thời gian chờ đợi cấp hộ chiếu mới, người lao động có thể tiến hành xin cấp trước Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam (nếu đã cư trú hợp pháp tại Việt Nam) để kịp thời hoàn thiện bộ hồ sơ cấp mới GPLĐ, các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

Tờ khai xin cấp Lý lịch tư pháp: Theo Mẫu số 01/2025/LLTP (đối với người nước ngoài trực tiếp đi nộp) hoặc Mẫu số 02/2025/LLTP (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện, văn bản ủy quyền bắt buộc phải công chứng hợp lệ tại phòng công chứng).
Giấy xác nhận tạm trú: Bản gốc khai báo tạm trú có xác nhận chính thức từ cơ quan Công an cấp xã/phường nơi người nước ngoài đang cư trú.
Hộ chiếu/Giấy tờ nhân thân thay thế: Bản sao công chứng toàn bộ các trang.
Thẻ tạm trú (Nếu có): Bản sao công chứng mặt trước và mặt sau.

Lưu ý bổ sung: Nếu doanh nghiệp sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan nước ngoài cấp, văn bản này bắt buộc phải còn thời hạn hiệu lực ít nhất 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ trực tuyến, đồng thời phải trải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo đúng quy định.

Sự cố thất lạc hộ chiếu đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng hướng dẫn người lao động trích xuất các giấy tờ thay thế để không làm ảnh hưởng đến tiến độ cấp phép. Do doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin địa giới cụ thể, đơn vị cần hỗ trợ rà soát tính đồng nhất của hồ sơ năng lực hoặc hướng dẫn phương thức khai báo tờ khai Mẫu số 03 trực tuyến có thể tham khảo ý kiến chuyên môn từ các chuyên gia pháp lý lao động để được đồng hành xử lý.