Thẩm quyền cấp giấy phép lao động tại Tỉnh Ninh Bình (Hà Nam và Nam Định)

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng và dòng vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ, việc thu hút và quản lý nguồn nhân lực chất lượng cao là người lao động nước ngoài đã trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan quản lý nhà nước. Nhằm tối ưu hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lao động, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Tiếp nối tinh thần cải cách hành chính và phân cấp quản lý của Trung ương, Ủy ban nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quy định chi tiết về việc phân cấp thẩm quyền giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến người lao động nước ngoài. Điển hình tại tỉnh Ninh Bình, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND ngày 20/05/2026, chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2026.

Việc nắm vững quy định về thẩm quyền cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các nhà đầu tư, người sử dụng lao động và các chuyên gia nước ngoài. Nộp hồ sơ đúng cơ quan có thẩm quyền thụ lý không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tránh được những rủi ro pháp lý phát sinh do chậm trễ trong việc hoàn thiện thủ tục cấp phép lao động theo quy định.

1. PHÂN ĐỊNH CHI TIẾT THẨM QUYỀN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG TẠI ĐỊA PHƯƠNG (CĂN CỨ QUYẾT ĐỊNH 54/2026/QĐ-UBND TỈNH NINH BÌNH)

Cụ thể hóa quy định phân cấp của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND của UBND tỉnh Ninh Bình ban hành ngày 20/05/2026 đã phân định rõ ràng thẩm quyền thụ lý hồ sơ giữa các cơ quan chuyên môn trên địa bàn tỉnh. Việc phân định này dựa trên tiêu chí vị trí địa lý của trụ sở, địa điểm kinh doanh của người sử dụng lao động.

1.1. Thẩm quyền của Sở Nội vụ đối với doanh nghiệp, tổ chức NGOÀI Khu kinh tế và Khu công nghiệp

Theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND tỉnh Ninh Bình, Sở Nội vụ là cơ quan chịu trách nhiệm thẩm định và giải quyết các thủ tục cấp GPLĐ cho nhóm đối tượng ngoài khu kinh tế và khu công nghiệp.

• Cơ quan giải quyết: Sở Nội vụ.
• Phạm vi đối tượng áp dụng:
  • Người lao động nước ngoài làm việc cho các doanh nghiệp, công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân có trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh nằm ngoài phạm vi các khu kinh tế và khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh.
  • Người lao động nước ngoài làm việc cho các tổ chức phi chính phủ, văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức nước ngoài, các cơ quan, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội hoạt động ngoài các khu công nghiệp và khu kinh tế.
  • Nhà thầu nước ngoài thực hiện các gói thầu trên địa bàn tỉnh ngoài khu kinh tế và khu công nghiệp.
• Nhiệm vụ chuyên môn: Sở Nội vụ thực hiện kiểm tra, thẩm định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và ban hành Giấy phép lao động, văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ hoặc văn bản từ chối (có nêu rõ lý do) đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền.

1.2. Thẩm quyền của Ban Quản lý khu kinh tế và các khu công nghiệp tỉnh đối với doanh nghiệp TRONG Khu kinh tế và Khu công nghiệp

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong phạm vi tập trung của các khu công nghiệp, khu kinh tế, thẩm quyền giải quyết được giao cho Ban Quản lý chuyên trách.

• Cơ quan giải quyết: Ban Quản lý khu kinh tế và các khu công nghiệp tỉnh.
• Phạm vi đối tượng áp dụng:
  • Người lao động nước ngoài làm việc cho các người sử dụng lao động (bao gồm doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp trong nước, chi nhánh, văn phòng đại diện) có trụ sở, chi nhánh hoặc địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nằm trong các khu kinh tế và các khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh.
  • Các nhà thầu nước ngoài thi công công trình, dự án nằm trong phạm vi ranh giới của các khu kinh tế, khu công nghiệp.
• Thời hạn phân cấp quản lý: Theo quy định tại Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND, việc phân cấp thẩm quyền cho Ban Quản lý khu kinh tế và các khu công nghiệp tỉnh được thực hiện đến ngày 31/12/2026. Cơ quan này chịu trách nhiệm báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân cấp định kỳ trước ngày 15/12 hàng năm cho UBND tỉnh.

2. BẢNG TRA CỨU NHANH THẨM QUYỀN VÀ ĐỊA ĐIỂM NỘP HỒ SƠ THEO TỪNG TRƯỜNG HỢP

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và xác định đúng địa điểm nộp hồ sơ, dưới đây là bảng tổng hợp phân định thẩm quyền theo quy định hiện hành:

3. HƯỚNG DẪN CÁC TRƯỜNG HỢP ĐẶC THÙ VÀ LƯU Ý KHI XÁC ĐỊNH CƠ QUAN THẨM QUYỀN

Trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định cơ quan có thẩm quyền do tính chất hoạt động đa dạng hoặc thay đổi về quy mô tổ chức. Dưới đây là các tình huống đặc thù và hướng xử lý chuẩn xác:

3.1. Người lao động làm việc tại nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh trong cùng một tỉnh

Trường hợp doanh nghiệp có trụ sở chính nằm ngoài KCN nhưng người lao động nước ngoài phải làm việc thường xuyên tại chi nhánh nằm trong KCN (hoặc ngược lại) trong cùng địa bàn một tỉnh:

• Nguyên tắc xác định: Thẩm quyền giải quyết căn cứ theo vị trí của đơn vị trực tiếp ký kết hợp đồng lao động hoặc đơn vị phân công nhiệm vụ cho người lao động nước ngoài.
• Nếu trụ sở chính của doanh nghiệp ký hợp đồng nằm ngoài KCN thì hồ sơ gửi về Sở Nội vụ.
• Nếu chi nhánh độc lập nằm trong KCN đứng ra tuyển dụng và ký hợp đồng lao động thì hồ sơ gửi về Ban Quản lý KKT & KCN.

3.2. Doanh nghiệp thực hiện di chuyển địa bàn làm việc của người lao động nước ngoài sang tỉnh khác

Trường hợp người lao động đã được cấp GPLĐ tại tỉnh A, sau đó doanh nghiệp điều động người lao động sang làm việc tại tỉnh B cho cùng một tổ chức, doanh nghiệp:

• Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại cơ quan cấp phép nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp .
• Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thông báo bằng văn bản (gồm danh sách người lao động, số GPLĐ, địa điểm và thời gian làm việc) đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại tỉnh B trước ít nhất 03 ngày làm việc trước khi người lao động bắt đầu đến làm việc .

3.3. Hợp đồng nhà thầu thi công xây dựng hoặc lắp đặt thiết bị

Đối với nhà thầu nước ngoài trúng thầu thi công công trình:

• Nếu dự án nằm hoàn toàn trong phạm vi ranh giới của KCN/KKT: Ban Quản lý KKT & KCN là cơ quan thụ lý.
• Nếu dự án nằm ngoài phạm vi KCN/KKT hoặc trải dài trên nhiều địa bàn hành chính thuộc tỉnh: Sở Nội vụ là cơ quan thụ lý.

4. NHỮNG LƯU Ý BẮT BUỘC DÀNH CHO DOANH NGHIỆP ĐỂ TRÁNH BỊ TRẢ HỒ SƠ

Để đảm bảo quá trình xin cấp Giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, không bị kéo dài thời gian do nộp sai địa chỉ hoặc hồ sơ thiếu sót, người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

1. Xác định chính xác địa giới hành chính của trụ sở/địa điểm làm việc: Trước khi lập và nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đối chiếu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư để xác định địa điểm làm việc thuộc phạm vi ngoài KCN hay trong KCN/KKT.
2. Nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định: Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp mới GPLĐ phải được nộp trước tối thiểu 10 ngày và không quá 60 ngày so với ngày dự kiến người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc . Việc nộp quá muộn có thể dẫn đến việc người lao động không kịp có giấy phép đúng hạn, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
3. Sử dụng đúng hệ thống biểu mẫu theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Doanh nghiệp phải áp dụng đúng văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP . Các biểu mẫu cũ ban hành theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 70/2023/NĐ-CP không còn giá trị sử dụng.
4. Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật chứng thực: Tất cả các tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (như Bằng đại học, Văn bản xác nhận kinh nghiệm, Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài) phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo đúng quy định pháp luật trước khi nộp .
5. Theo dõi tiến độ qua mã hồ sơ điện tử: Khi nộp hồ sơ qua Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Cổng Dịch vụ công, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số hồ sơ. Doanh nghiệp nên chủ động tra cứu tiến độ xử lý để kịp thời phản hồi, bổ sung tài liệu nếu có yêu cầu từ cơ quan thẩm định.

Việc phân cấp thẩm quyền cấp Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ và Quyết định 54/2026/QĐ-UBND của UBND tỉnh Ninh Bình đã mang lại sự phân định rõ ràng, minh bạch giữa cơ quan thụ lý ngoài KCN (Sở Nội vụ) và trong KCN (Ban Quản lý KKT & KCN).

Nắm rõ quy trình này, chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp qua đầu mối Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Cổng Dịch vụ công trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, đảm bảo tính tuân thủ pháp lý và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững cho nguồn nhân lực quốc tế.