Thay đổi vị trí từ Chuyên gia sang Giám đốc: Cấp mới hay cấp lại?

Trong quá trình vận hành và sắp xếp nhân sự, việc luân chuyển hoặc thăng chức cho người lao động nước ngoài từ vị trí chuyên môn lên vị trí quản trị là hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt thủ tục hành chính, nhiều đơn vị sử dụng lao động vẫn còn lúng túng trong việc xác định loại hình thủ tục cần thực hiện đối với cơ quan quản lý nhà nước.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích căn cứ pháp lý rõ ràng về việc thay đổi chức danh công việc trong cùng một doanh nghiệp là thuộc diện cấp mới hay cấp lại Giấy phép lao động, cùng hướng dẫn hồ sơ chi tiết.

1. Kết luận pháp lý về hình thức thực hiện thủ tục

Người lao động nước ngoài đang đảm nhiệm vị trí Chuyên gia muốn chuyển sang làm Nhà quản lý hoặc Giám đốc điều hành trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục CẤP MỚI Giấy phép lao động, không thuộc đối tượng được áp dụng thủ tục cấp lại.

2. Phân tích căn cứ pháp lý áp dụng vào trường hợp cụ thể

Theo các quy định pháp lý nghiêm ngặt được ghi nhận tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, việc phân định thủ tục được quy định cụ thể như sau:

• Về điều kiện áp dụng thủ tục cấp lại: Điều 23 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định thủ tục cấp lại Giấy phép lao động chỉ được áp dụng giới hạn trong 02 trường hợp:

  1. Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc bị hư hỏng.

  2. Thay đổi một trong các nội dung nhân thân bao gồm: họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, hoặc thay đổi tên người sử dụng lao động (nhưng không thay đổi mã số định danh doanh nghiệp). Quy định này hoàn toàn không cho phép áp dụng hình thức cấp lại khi doanh nghiệp thay đổi vị trí công việc hoặc chức danh nghề nghiệp của người lao động.

• Về điều kiện thay đổi vị trí công việc: Khoản 2 Điều 20 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định rõ ràng: Trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp Giấy phép lao động đang còn hiệu lực, có nhu cầu thay đổi vị trí công việc (từ Chuyên gia sang Nhà quản lý/Giám đốc điều hành) nhưng không thay đổi người sử dụng lao động thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy phép lao động mới.

3. Thủ tục cấp mới Giấy phép lao động và hướng dẫn áp mã chức danh nghề nghiệp

Khi nộp hồ sơ xin cấp mới Giấy phép lao động do thay đổi vị trí công việc sang chức danh Nhà quản lý hoặc Giám đốc điều hành theo quy trình rút gọn của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (quy trình gộp chung, không tách rời bước xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động), doanh nghiệp cần thực hiện theo các hướng dẫn kỹ thuật sau:

3.1. Lựa chọn chức danh công việc và áp mã nghề nghiệp (QĐ 34/2020/QĐ-TTg)

Căn cứ vào chức danh, thẩm quyền cụ thể mà người lao động nước ngoài sẽ đảm nhiệm sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp áp dụng mã nghề cấp 3 để ghi chính xác vào Mẫu số 03:

• Trường hợp 1: Chức danh Tổng Giám đốc (Vị trí công việc: Nhà quản lý)

  • Mã cấp 3 bắt buộc: 171 (Tổng Giám đốc)

• Trường hợp 2: Chức danh Giám đốc điều hành / Người đứng đầu chi nhánh / Giám đốc kinh doanh

  • Mã cấp 3 bắt buộc: 174 (Giám đốc điều hành / Giám đốc kinh doanh / Người đứng đầu chi nhánh)

3.2. Thành phần hồ sơ cấp mới cần chuẩn bị (Khoản 2 Điều 20 và Điều 18)

Doanh nghiệp tiến hành số hóa và chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý trực tuyến bao gồm:

1. Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

2. Bản sao Giấy phép lao động vị trí "Chuyên gia" hiện tại đang còn hiệu lực của người lao động.

3. Bản sao chứng thực nguyên cuốn hộ chiếu của người nước ngoài (yêu cầu còn thời hạn theo quy định).

4. Giấy khám sức khỏe có yếu tố nước ngoài do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp.

5. 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính).

6. Giấy tờ chứng minh điều kiện năng lực phù hợp với chức danh mới (Bắt buộc):

   • Đối với vị trí Nhà quản lý: Văn bản bổ nhiệm hoặc văn bản điều động của doanh nghiệp vào chức danh quản lý; kèm theo Điều lệ công ty thể hiện rõ cấu trúc tổ chức, thẩm quyền và quyền hạn của chức danh đó. Người lao động phải có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.

   • Đối với vị trí Giám đốc điều hành: Văn bản bổ nhiệm của doanh nghiệp và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc (yêu cầu tối thiểu 03 năm kinh nghiệm tại vị trí quản lý phù hợp với chức danh dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam). Lưu ý: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng các Giấy phép lao động cũ từng được cấp tại Việt Nam để làm căn cứ hợp pháp chứng minh số năm kinh nghiệm này.

4. Các lưu ý hành chính dựa trên kinh nghiệm thực tế

Do đây là thủ tục cấp mới phát sinh từ việc thay đổi vị trí công việc khi Giấy phép lao động cũ vẫn đang còn hiệu lực, người sử dụng lao động cần kiểm soát chặt chẽ các mốc thời gian và nghĩa vụ sau cấp phép:

• Về thời hạn Giấy phép lao động mới: Thời hạn của Giấy phép lao động mới sẽ được cơ quan thẩm quyền cấp theo thời hạn của hợp đồng lao động mới hoặc quyết định bổ nhiệm mới, nhưng thời gian tối đa không quá 02 năm theo quy định chung.

• Về nghĩa vụ sau khi có phép: Sau khi có kết quả phê duyệt Giấy phép lao động mới cho chức danh Nhà quản lý/Giám đốc, doanh nghiệp và người lao động phải thực hiện ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc, đồng thời gửi bản sao hợp đồng về cơ quan cấp phép nếu có yêu cầu kiểm tra, giám sát.

Việc tuân thủ chính xác hình thức hồ sơ "Cấp mới" thay vì "Cấp lại" đối với trường hợp chuyển đổi chức danh từ Chuyên gia lên Quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hồ sơ bị hệ thống Dịch vụ công từ chối, đảm bảo tiến độ bổ nhiệm nhân sự diễn ra đúng lộ trình pháp lý. Doanh nghiệp gặp vướng mắc về cách đối chiếu Điều lệ công ty hoặc cách áp mã nghề cấp 3 có thể tham vấn các chuyên gia pháp lý lao động để được hỗ trợ định hướng hồ sơ chuẩn xác.