Thủ tục cấp lại Giấy phép lao động khi đổi hộ chiếu, tên công ty

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thường phát sinh các biến động về thông tin pháp lý như người lao động được cấp hộ chiếu mới hoặc doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên gọi thương mại. Để đảm bảo tính đồng nhất dữ liệu và tính hợp pháp của nhân sự trước các cơ quan kiểm tra chuyên ngành, đơn vị sử dụng lao động phải thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trên Giấy phép lao động (GPLĐ).

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết quy trình, thành phần hồ sơ và thời hạn thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép lao động trong các trường hợp nêu trên.

1. Biện pháp xử lý hành chính đối với biến động thông tin hồ sơ

Căn cứ theo quy định của pháp luật hành chính hiện hành, khi người lao động nước ngoài thay đổi số hộ chiếu hoặc doanh nghiệp thay đổi tên gọi (nhưng giữ nguyên mã số định danh/mã số thuế doanh nghiệp), doanh nghiệp được phép thực hiện Thủ tục cấp lại Giấy phép lao động đối với các giấy phép còn thời hạn.

Lưu ý quan trọng: Thủ tục này được thực hiện trực tuyến hoàn toàn dưới hình thức quy trình gộp rút gọn theo tinh thần của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp được nộp thẳng hồ sơ đề nghị cấp lại mà không cần phải thực hiện lại bước báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hay xin văn bản phê duyệt chức danh riêng biệt.

2. Phân tích căn cứ pháp lý áp dụng vào trường hợp cụ thể

Việc áp dụng chế định cấp lại được quy định nghiêm ngặt tại Điều 23 và Điều 24 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ theo từng tình huống cụ thể:

• Trường hợp thay đổi số hộ chiếu: Pháp luật lao động cho phép cấp lại Giấy phép lao động khi có sự thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép còn thời hạn bao gồm: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu. Do đó, ngay sau khi người nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu mới, doanh nghiệp phải cập nhật để đồng bộ thông tin lưu trú và làm việc.

• Trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp: Quy định cho phép cấp lại khi đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động. Căn cứ theo Khoản 3 Điều 41 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, việc thay đổi tên gọi không làm thay đổi các quyền và nghĩa vụ dân sự, kinh tế của tổ chức. Tuy nhiên, để thông tin trên Giấy phép lao động khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện thủ tục điều chỉnh này.

3. Hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện

3.1. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị (Điều 24 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP)

Doanh nghiệp tiến hành số hóa và lập bộ hồ sơ điện tử bao gồm các văn bản sau:

1. Văn bản đề nghị cấp lại Giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03 thuộc Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

2. 02 ảnh màu chất lượng rõ nét (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính).

3. Văn bản chứng minh nội dung thay đổi tương ứng:

   • Đối với thay đổi số hộ chiếu: Bản sao chứng thực hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ (hoặc văn bản xác nhận đổi hộ chiếu từ cơ quan ngoại giao có thẩm quyền).

   • Đối với đổi tên doanh nghiệp: Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thể hiện việc điều chỉnh tên gọi, minh chứng mã số định danh/mã số thuế không thay đổi.

4. Bản gốc Giấy phép lao động cũ còn thời hạn hiệu lực.

3.2. Quy trình và thời hạn giải quyết thủ tục trực tuyến

• Phương thức nộp: Người sử dụng lao động sử dụng tài khoản điện tử để nộp hồ sơ trực tuyến dưới dạng chứng từ điện tử tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

• Thời hạn xử lý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hệ thống tiếp nhận đầy đủ bộ hồ sơ hợp lệ theo thể thức quy định, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành cấp lại Giấy phép lao động mới cho người nước ngoài.

4. Các lưu ý hành chính dựa trên kinh nghiệm thực tế của chuyên gia

• Về thể thức tài liệu nước ngoài (Điều 5): Các giấy tờ chứng minh việc thay đổi thông tin nhân thân (như văn bản xác nhận đổi hộ chiếu của cơ quan nước ngoài) nếu do cơ quan, tổ chức quốc tế cấp bắt buộc phải được Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật ra tiếng Việt và chứng thực công chứng hợp lệ trước khi đính kèm lên hệ thống dịch vụ công.

• Xác định cơ quan thụ lý dựa trên địa giới hành chính: Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ cấp lại được phân cấp chặt chẽ theo địa điểm doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nơi người lao động trực tiếp làm việc:

  • Tại khu vực Hà Nội: Doanh nghiệp ngoài Khu công nghiệp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp phường nơi đặt trụ sở; doanh nghiệp trong Khu công nghiệp nộp tại Ban quản lý Khu công nghiệp.

  • Tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh: Doanh nghiệp ngoài Khu công nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ Thành phố; doanh nghiệp trong Khu công nghiệp nộp tại Ban quản lý Khu chế xuất và công nghiệp.

  • Tại các tỉnh, thành phố khác: Cơ quan trực tiếp thẩm định và ban hành kết quả cấp lại là Sở Nội vụ của tỉnh/thành phố đó.

Việc khẩn trương thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép lao động ngay sau khi phát sinh biến động về hộ chiếu hoặc tên doanh nghiệp sẽ giúp đơn vị chủ động loại bỏ rủi ro sai lệch dữ liệu hành chính, đảm bảo tiến độ gia hạn hoặc xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài về sau được diễn ra thông suốt. Doanh nghiệp cần hướng dẫn chi tiết về cách kê khai Mẫu số 03 hoặc chuẩn bị hồ sơ dịch thuật công chứng có thể liên hệ các đơn vị tư vấn luật lao động chuyên nghiệp để được hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ.