Thủ tục gia hạn, cấp lại và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Ninh Bình 2026

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP không chỉ chuẩn hóa quy trình cấp mới mà còn tối ưu hóa các thủ tục biến động Giấy phép lao động (GPLĐ) trong quá trình người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nhằm bảo đảm tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tuân thủ chặt chẽ pháp luật lao động, các quy định về gia hạn, cấp lại và xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (miễn GPLĐ) được phân định rõ ràng về điều kiện, thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết.

1. THỦ TỤC GIA HẠN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT EXTENSION)

Gia hạn GPLĐ áp dụng cho trường hợp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng vị trí, chức danh công việc và hình thức làm việc đã ghi trong GPLĐ đang còn hiệu lực.

1.1. Điều kiện gia hạn

Căn cứ Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, GPLĐ được gia hạn khi đáp ứng đủ các điều kiện:

1. GPLĐ đã được cấp còn thời hạn tối thiểu 05 ngày nhưng không quá 45 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ.
2. Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (đã tích hợp trong Mẫu số 03).
3. Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung GPLĐ đã cấp.
4. Giới hạn số lần gia hạn: GPLĐ chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu người lao động tiếp tục làm việc thì phải thực hiện thủ tục cấp mới GPLĐ.

1.2. Thành phần hồ sơ gia hạn

• Văn bản đề nghị gia hạn GPLĐ: Sử dụng Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy phép lao động đang còn thời hạn: Bản gốc hoặc bản sao chứng thực GPLĐ đã được cấp.
• Giấy chứng nhận sức khỏe: Còn hiệu lực trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu (4cm x 6cm), phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Hộ chiếu: Bản sao chứng thực hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc:
  • Quyết định gia hạn phân công công tác / Hợp đồng lao động dự kiến gia hạn; hoặc
  • Văn bản của phía nước ngoài cử người lao động tiếp tục sang làm việc tại Việt Nam phù hợp với vị trí công việc.

2. THỦ TỤC CẤP LẠI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (WORK PERMIT RE-ISSUANCE)

Thủ tục cấp lại GPLĐ được áp dụng khi GPLĐ còn thời hạn nhưng phát sinh các thay đổi kỹ thuật hoặc sự cố bất khả kháng về hình thức văn bản.

2.1. Các trường hợp áp dụng cấp lại

Căn cứ Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, GPLĐ được cấp lại trong các trường hợp sau:

• GPLĐ còn thời hạn bị mất, hỏng hoặc rách.
• Thay đổi thông tin nhân thân: Thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc ghi trên GPLĐ.
• Thay đổi thông tin doanh nghiệp: Thay đổi tên người sử dụng lao động (do đổi tên doanh nghiệp, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập) nhưng không thay đổi mã số doanh nghiệp và giữ nguyên vị trí, chức danh công việc của người lao động.

2.2. Thành phần hồ sơ cấp lại

• Văn bản đề nghị cấp lại GPLĐ: Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu (4cm x 6cm), phông nền trắng.
• Giấy phép lao động đã cấp:
  • Bản gốc GPLĐ đã được cấp (trường hợp bị hỏng, rách hoặc thay đổi thông tin).
  • Giấy xác nhận của cơ quan công an cấp xã nơi bị mất hoặc văn bản cam kết của người sử dụng lao động về việc bị mất GPLĐ (trường hợp bị mất).
• Giấy tờ chứng minh việc thay đổi thông tin:
  • Bản sao chứng thực Hộ chiếu mới (trường hợp đổi số hộ chiếu, quốc tịch).
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung (trường hợp doanh nghiệp đổi tên).
  • Văn bản pháp lý chứng minh thay đổi địa điểm làm việc hoặc các thông tin khác trên GPLĐ.
• Thời hạn của GPLĐ cấp lại: Bằng thời hạn của GPLĐ đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến ngày nộp hồ sơ cấp lại.

3. THỦ TỤC XÁC NHẬN KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG (MIỄN GPLĐ)

Một số nhóm đối tượng người lao động nước ngoài theo quy định của Luật Lao động và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên được miễn thủ tục cấp GPLĐ, nhưng phải thực hiện thủ tục xác nhận trước khi làm việc.

3.1. Các trường hợp tiêu biểu được miễn Giấy phép lao động

Căn cứ Điều 7 và Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các trường hợp chính bao gồm:

1. Thành viên góp vốn / Chủ sở hữu: Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn đạt mức quy định theo pháp luật.
2. Hội đồng quản trị: Là Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT của công ty cổ phần có giá trị góp vốn đạt mức quy định.
3. Trưởng Văn phòng đại diện / Dự án: Người đứng đầu VPĐD, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
4. Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Thuộc 11 ngành dịch vụ trong Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO (Thương mại, Thông tin, Xây dựng, Phân phối, Giáo dục, Môi trường, Tài chính, Y tế, Du lịch, Văn hóa - Giải trí, Vận tải).
5. Cung cấp dịch vụ ngắn hạn: Vào Việt Nam làm việc với thời gian dưới 30 ngày/lần và tích lũy không quá 90 ngày/năm.
6. Luật sư nước ngoài: Đã được Bộ Tư pháp cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định.
7. Tình nguyện viên / Thực tập sinh: Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường học, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam.

3.2. Thành phần hồ sơ đề nghị xác nhận Không thuộc diện cấp GPLĐ

• Văn bản đề nghị xác nhận: Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (chọn mục Xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ).
• Giấy chứng nhận sức khỏe: Cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền (hiệu lực trong 12 tháng).
• Bản sao chứng thực Hộ chiếu: Còn giá trị sử dụng.
• Giấy tờ chứng minh thuộc diện không thuộc diện cấp GPLĐ:
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Điều lệ công ty xác nhận tỷ lệ góp vốn hoặc chức danh HĐQT.
  • Giấy phép hành nghề luật sư do Bộ Tư pháp cấp.
  • Văn bản cử sang làm việc / Thỏa thuận thực tập / Giấy xác nhận tình nguyện viên.
• Lưu ý về Hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định (trừ trường hợp được miễn Hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế).

4. BẢNG TỔNG HỢP SO SÁNH CÁC THỦ TỤC BIẾN ĐỘNG WORK PERMIT

5. QUY TRÌNH THỰC HIỆN TRÊN HỆ THỐNG DỊCH VỤ CÔNG LIÊN THÔNG VÀ LƯU Ý QUAN TRỌNG

Toàn bộ các thủ tục gia hạn, cấp lại và xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đều được tiếp nhận và xử lý qua Cổng Dịch vụ công hoặc Bộ phận Một cửa theo phân cấp.

5.1. Phân cấp thẩm quyền thụ lý

• Sở Nội vụ: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho các doanh nghiệp, tổ chức nằm ngoài các Khu công nghiệp, Khu kinh tế, Khu công nghệ cao trên địa bàn tỉnh.
• Ban Quản lý các Khu công nghiệp / Khu kinh tế: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho các doanh nghiệp, tổ chức nằm trong phạm vi ranh giới Khu công nghiệp, Khu kinh tế được phân cấp quản lý.

5.2. Nhóm các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối hoặc chậm trễ

1. Trễ hạn gia hạn: Nộp hồ sơ gia hạn khi GPLĐ còn dưới 05 ngày làm việc hoặc đã hết hạn. Trường hợp này hệ thống không cho phép gia hạn, buộc doanh nghiệp phải làm thủ tục Cấp mới GPLĐ từ đầu.
2. Nộp hồ sơ gia hạn lần 2: Doanh nghiệp không lưu vết hồ sơ, tiếp tục nộp gia hạn cho GPLĐ đã từng được gia hạn 01 lần trước đó (trái với quy định tại Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
3. Chưa hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ thay đổi: Đổi Hộ chiếu mới hoặc Giấy xác nhận kinh nghiệm/Bằng cấp bổ sung ở nước ngoài nhưng nộp bản dịch công chứng không có tem Hợp pháp hóa lãnh sự.
4. Không điều chỉnh Hợp đồng lao động: Sau khi được cấp văn bản gia hạn GPLĐ, doanh nghiệp quên ký Phụ lục hợp đồng hoặc Hợp đồng lao động mới dẫn đến vi phạm khi cơ quan Thanh tra Lao động kiểm tra.

Nắm vững các mốc thời gian, thành phần hồ sơ chuẩn hóa theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quản lý nhân sự nước ngoài, đảm bảo tính tuân thủ pháp lý và tối ưu hóa thời gian thực hiện thủ tục hành chính.