Thủ tục làm Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam từ A đến Z

Giấy phép lao động (GPLĐ) là một loại giấy tờ pháp lý bắt buộc đối với người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam (trừ các trường hợp được miễn). Việc hiểu rõ các quy định về Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là vô cùng quan trọng. Dưới đây là thông tin chi tiết về các loại, quy trình, thủ tục và những lưu ý khi làm GPLĐ cho người nước ngoài, giúp bạn nắm vững toàn bộ quy trình từ A đến Z.

I. Các loại Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được phân loại dựa trên hình thức làm việc và thời hạn, bao gồm các loại chính sau:

1. Theo hình thức làm việc:

• Thực hiện hợp đồng lao động: Đây là loại phổ biến nhất, dành cho người nước ngoài ký hợp đồng lao động trực tiếp với doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam.

• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Dành cho người lao động nước ngoài được doanh nghiệp nước ngoài có hiện diện thương mại tại Việt Nam điều chuyển đến làm việc tại chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty con tại Việt Nam.

• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận: Áp dụng cho các trường hợp làm việc theo hợp đồng kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, y tế, hoặc nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

• Đại diện cho tổ chức phi chính phủ: Dành cho người nước ngoài làm việc trong các tổ chức phi chính phủ hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

• Các trường hợp khác: Bao gồm người chào bán dịch vụ, người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại, người vào Việt Nam để thực hiện dự án/gói thầu, v.v.

2. Theo thời hạn (phân loại mang tính chất tham khảo, không phải phân loại chính thức theo luật):

• Giấy phép lao động ngắn hạn: Dành cho các trường hợp làm việc dưới 3 tháng (tham gia hội thảo, đào tạo ngắn hạn, dự án tạm thời...). Thời hạn tối đa 90 ngày.

• Giấy phép lao động dài hạn: Dành cho các trường hợp làm việc từ 12 tháng trở lên. Thời hạn tối đa 2 năm và có thể gia hạn một lần, mỗi lần không quá 2 năm.

II. Quy trình, trình tự thủ tục cấp Giấy phép lao động

Quy trình xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam thường gồm 4 bước chính:

Bước 1: Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài (Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài)

• Thời gian thực hiện: Ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.

• Cơ quan tiếp nhận: Sở Nội Vụ hoặc Bộ Nội Vụ (theo quy định tại nghị định 70 sửa đổi nghị định 152) nơi người lao động dự kiến làm việc.

• Hồ sơ: Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (theo mẫu 01/PLI).

• Thời gian giải quyết: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận. Thời gian thực tế có thể lâu hơn (khoảng 20-25 ngày làm việc).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động

Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài sẽ chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động. Hồ sơ chung bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp Giấy phép lao động của người sử dụng lao động (theo mẫu 11/PLI).

• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, có giá trị trong 12 tháng kể từ ngày ký kết luận.

• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.

• Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật:

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành: Giấy tờ chứng minh vị trí quản lý (quyết định bổ nhiệm, điều lệ công ty, v.v.).

• Chuyên gia: Bằng đại học hoặc tương đương và kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc từ 3 năm trở lên; hoặc có ít nhất 5 năm kinh nghiệm và chứng chỉ hành nghề phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.

• Lao động kỹ thuật: Được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc ngành nghề khác ít nhất 1 năm và kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm trong chuyên ngành được đào tạo; hoặc có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.

• 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, chụp chính diện, không đội mũ, không đeo kính màu).

• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.

• Các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài (nếu có).

Lưu ý:

• Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

• Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng/chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động

• Cơ quan tiếp nhận: Bộ Nội Vụ hoặc Sở Nội Vụ nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. (Trường hợp cấp ở Cục Việc Làm - Bộ Bội Vụ bao gồm: “Làm việc cho người sử dụng lao động gồm Tổ chức quốc tế, văn phòng của dự án nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ, ngành cho phép thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật; và người sử dụng lao động quy định bao gồm: Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập; Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định của pháp luật; do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ cho phép thành lập; Làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”

• Hình thức nộp: Trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử dịch vụ công quốc gia về việc làm (nếu có hỗ trợ).

• Thời gian nộp: Ít nhất 15 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Bước 4: Nhận kết quả

• Thời gian giải quyết: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Kết quả: Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép lao động hoặc có văn bản trả lời và nêu rõ lý do nếu không cấp.

III. Thời gian làm Giấy phép lao động

Tổng thời gian để hoàn thành thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể chia thành các giai đoạn:

• Giải trình nhu cầu sử dụng lao động: Khoảng 10 ngày làm việc (thực tế có thể lên đến 20-25 ngày).

• Chuẩn bị hồ sơ: Thời gian này phụ thuộc vào việc thu thập, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật các giấy tờ, có thể mất từ vài tuần đến 1 tháng hoặc hơn.

• Xét duyệt và cấp Giấy phép lao động: 05 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Như vậy, tổng thời gian trung bình để hoàn tất toàn bộ quy trình xin cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam có thể dao động từ khoảng 1 - 2 tháng, tùy thuộc vào sự chuẩn bị hồ sơ và tính đầy đủ, hợp lệ của các giấy tờ. Một số nguồn tin cho thấy có đề xuất rút ngắn thời gian cấp GPLĐ xuống còn 10 ngày, tuy nhiên hiện tại vẫn cần tuân thủ theo quy định hiện hành.

IV. Những lưu ý quan trọng khi làm Giấy phép lao động

• Điều kiện đối với người lao động nước ngoài:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

• Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc.

• Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.

• Thời hạn của Giấy phép lao động: Tối đa 02 năm. Sau khi hết hạn, nếu muốn tiếp tục làm việc, người lao động có thể xin gia hạn một lần, mỗi lần không quá 02 năm.

• Hợp đồng lao động: Sau khi được cấp Giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc.

• Trường hợp miễn Giấy phép lao động: Có một số trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam được miễn Giấy phép lao động theo quy định của pháp luật. Người sử dụng lao động cần tìm hiểu kỹ để xác định người lao động của mình có thuộc diện miễn hay không. Nếu thuộc diện miễn, vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.

• Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật: Đây là khâu quan trọng và thường tốn nhiều thời gian. Cần đảm bảo tất cả các giấy tờ nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp miễn) và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt một cách chính xác.

• Thủ tục sau khi có GPLĐ: Sau khi có GPLĐ, người lao động nước ngoài thường cần làm thêm thẻ tạm trú để có thể lưu trú lâu dài tại Việt Nam.

• Đơn vị hỗ trợ: Quy trình làm Giấy phép lao động có thể phức tạp với nhiều loại giấy tờ và yêu cầu. Do đó, việc tìm đến các đơn vị tư vấn luật hoặc dịch vụ chuyên nghiệp có kinh nghiệm có thể giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ được xử lý chính xác, nhanh chóng.

Tư vấn thủ tục làm giấy phép lao động (Work Permit) vui lòng xin liên hệ Miền Nam: 0918.967.667 Miền Bắc : 0979.924.923

Việc nắm rõ các quy định và chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ sẽ giúp quá trình xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Văn phòng Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, P. Cống Vị, Q. Ba Đình

Hotline Hà Nội: 0918.967.667

Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Loyal, Số 151 Võ Thị Sáu, P. Võ Thị Sáu, Q. 3

Hotline Hồ Chí Minh: 0979.924.923